什么是外贸业务管理系统?

外贸软件对外贸人员来说已经不陌生,但是若要问如何区分和选择软件,大家仍然会有些困惑,汇信作为外贸软件行业的领军者,今天就为外贸客户介绍下外贸业务管理系统的模块以及对应的管理内容。首先,外贸业务管理系统主要是分为进口业务管理和出口业务管理。大部分外贸公司都是选择出口业务管理软件,那么出口业务管理软件主要是针对哪方面的管理呢?

什么是外贸业务管理系统?

大体可以分为以下几部分:

1.客户询盘:一般在客户下订单之前,都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一些细节上的了解。

2.报价:业务部及时回复客人查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,Performa Invoice 给客户做正式报价。

3.得到订单:经过洽谈,收到客户正式的订单purchase Order。

4.下生产订单:得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。

5.业务审批:业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按"出口合同审核表"的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之后,制成销售订单,交给部门进程员跟进。

6.下达生产通知:业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产,如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证。如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。 如果是放帐客户,或通过银行D/A等方式收汇等,需经理确认。

7. 验货:在交货期前一周,要通知公司验货员验货。如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知计划部。如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

8.制备基本文件:工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业发票,装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)。

9.商检:如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

10. 租船订仓:如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。

11. 安排拖柜:货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。

12. 委托报关:在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单

13. 获得运输文件:最迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。

14. 准备其他文件:商业发票:L/C 要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。

15.交单:采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

16.业务登记:每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。

以上就是外贸业务管理系统的详细内容,因为每家外贸公司的业务流程都不相同,所以汇信软件特别推出了个性化定制软件,客户可以根据业务需求增加或者减少软件模块,使得软件与业务相匹配,助力外贸行业的信息化迈进一个新的台阶。

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