学学外国人的开会“经”

学学外国人的开会“经”

□陈汉忠

中国人会多，外国人会也多。由于文化不同，外国人开会的样式和中国有所不同，开起会来各有各的特色。尽管如此，但有一点是共同的，那就是大家都在绞尽脑汁，想办法开高效的会议。下面让我们看看美国、日本、韩国、英国这些国家的人是如何开会的，学习一下他们的开会“经”。

美国人开会讲实效

美国人信奉自由、民主、平等的价值观，推行实用主义的哲学。在开会这件事上也不例外。

不搞花架子。在美国，很少有形式主义的会。美国人也搞文山会海。大到政府，小到老百姓，各式各样的会议一年到头比比皆是。但是，美国会议管理中的第一条，就是规定开会必须有一个目的，没有目的的会不开。所有的会必须有主题，而且要主题鲜明。

不讲究“门当户对”。国内开会，常常需要请领导出席，以抬高会议规格。美国人不太注重“门当户对”，而是更注重解决问题的实效。比如，在佐治亚州举办的一场大型博览会的开幕式上，该州经济发展厅的厅长、副厅长都没有出席，出席并发言的是直接负责此事的一位普通职员。因为该州经济发展厅是协办单位，他们认为，如果事情由该厅主办，那么该厅的负责人出席责无旁贷，既然是协办，就只需做好协助的事，由直接经手此事的职员出席发言，既熟悉情况也最得体。

会议进退很自由。美国人开会，组织者和主讲者对听众人数和进出不是很看重。美国人开会，常常是向特定对象普发邀请，因为只是邀请而不是命令，所以是否出席主要看自己的意愿与兴趣。如果你愿意参加就去，反之则可以不去，连请假也不用，没人批评你、处分你。经常参加会议的人都习惯于随时进出，有时候台下只有三四位听众，主讲人照样滔滔不绝，丝毫没有气馁。有时候发言的人在会议进行当中才匆忙赶来，组织者和讲话的、听众，谁都不会大惊小怪。

发言者无须顾忌。美国人认为没有愚蠢的观点，而愚蠢的是不表达自己的观点。在会上没有人是绝对权威。与会者可以毫无顾忌地表达自己的观点。他可以直接针对问题讨论。如果对老板的观点不认同，属员可以直截了当地说“I disagree”，即我不同意你的意见，然后娓娓道出他的理由。他不需要担心老板的面子以及自己的职场前途，因为美国会议没有会议政治。

领导者不做指示。在美国，由于少有自上而下的会议，所以开会时多是普通与会者发言，各级领导或管理者只在一边旁听，少有命令、指示。美国人认为，事情由法律决定，组织机构负责具体落实，不需要层层部署、个个强调。所以，美国人开会时间紧，可会议氛围绝对轻松。

时间有严格限制。一般的会议就开一个小时。如果谁需要在会上发言，一定要注意时间限制。通常，做主旨发言的一般有15~20分钟；其他发言者，通常只有10分钟。而在国会众议院大会发言，每位美国议员一般只有2~3分钟，而且要向负责人预约。不预约的话，一般是不会给你发言机会的。

不允许出现争执。在美国，无论是在国会、法院还是其他大大小小的会议上，是不允许争执出现的。美国人允许有不同的意见存在，但在发言人表达不同意见时，只能向主持人说话，而不能向存在不同意见的对手说话。目的是避免矛盾和冲突，把会场弄成七嘴八舌、争论不休的“菜市场”，从而影响会议的效率。这也算是美国实用主义的表现，即着眼于问题的解决，而不是沉湎于意气之争。

日本人开会爱节约

日本是个崇尚节约的国家，在开会方面也毫不逊色。

爱计算会议成本。日本太阳工业公司每次开会时，总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上。成本的算法是：每小时平均工资的3倍×2×开会人数×开会时间(小时)。之所以平均工资要乘以3，是因为参会人员创造的劳动产值通常是平均工资的3倍，而乘以2是因为参加会议要中断日常工作，因此损失要以2倍来计算。

最会计算成本的非日产汽车莫属了。日产汽车的会议成本算式为：会议成本=人数×时间×薪资单价。正是精确的会议成本计算，让日产汽车省下了60亿日元成本，可以说是稳赚不赔!

只开高效率的会议。无效的会议无疑是最大的浪费。为确保会议卓有成效，日本效率协会总结了11个开会技巧。（1）不可随意无目的地开会。（2）会前，对会议目的及讨论方式要心中有数。（3）控制参加会议的人数，与议题无关者不许参加。（4）严格遵守时间，一次会议以不超过2小时为宜。（5）主持人有维持讨论秩序和做出明确决定的责任。（6）避免插入与会议无关的话题。（7）把会开得生动活泼。（8）主持人每隔3~5次发言做一次小结。（9）发言要简明扼要，每次不超过1分钟，一次谈一件事。（10）会议结束时，主持人要与全体与会者确认会议的结论。（11）主持人应对会议记录负责。

开会特别“小气”。在国内参加某些会议，往往会有各种装资料的袋子或礼品，而且会议资料很厚，设计很精美。本来是“一次性使用”的东西也如此讲究，显然有些浪费。日本人开会，既没有资料袋，也没有礼品发给与会者。虽然主办方看上去很小气，可这会开得相当环保。日本的开会餐很清淡。在日本开会有会餐，却是分餐制，每人一个食盒，盒中只有简单的几样清淡菜。如果吃不饱，可以去一边的食品加工区，让工作人员给你煮点儿面条或来点儿炒饭。如果你吃惯了国内的会餐，相信你会感觉日本人太小气了。

喜欢开“恳亲会”。提起“恳亲会”，不少人会认为这是拉关系的会议。恳亲的意思不就是“恳求您跟我亲近吗”？日本的“恳亲会”，其实就是会后会，相当于一些正式会议的宴会。只不过这样的宴会是边吃边谈正事，谈会上没说透、没解决的问题。一边吃一边说事，大家肯定会积极参与，会议的气氛也不错。利用吃饭的机会就把问题解决了，日本人开会爱节约的功夫真是到家了。

韩国人开会重落实

三星是韩国最大的公司，韩国人开会学三星。三星开会，有一简单却很有意思的公式：

开会+不落实=零

抓住不落实的事+追究不落实的人=落实

三星开会，必须有结果，否则就被认为是浪费所有与会者的时间。为避免这一点，三星公司在开会时想了很多办法。

避开业务“高峰期”。三星从来不在周三开会，因为这—天是工作最紧张、最繁忙的时候，开会会影响人们的工作热情，影响正在开展的业务，为了让员工集中精力工作，三星会将会议时间错后或提前。

不开无准备的会议。在三星，有会议事先检查制度，没有准备好的会议必须取消。三星开会，必须有明确的议题，而且在为会议准备的PPT前3页中必须显示会议的主题。会议议程等有关会议材料会提前发给与会人员，好让与会人员提前做好准备，不能进了会议室才开始思考。

会议设有纪律检查官。为确保与会者遵守会议纪律，三星在开会时设有纪律检查官，这个角色通常由主持人兼任。如果发现有人迟到，或会议不按议程或流程进行，或开小会，或有攻击他人行为，就要对相关人员进行处罚。

发言要言之有物。三星开会既要求与会者积极参与，会议监督官又会随时打断跑题或过长的发言。同时，还要求发言时或会议讨论阶段，发言者言之有物，不能泛泛而谈。

用沙漏控制时间。三星的会议时长为1小时，最多不超过1个半小时。为有效地控制开会时间，达到限时开会的目的，三星在会议室放了沙漏。沙漏计时并不是三星的独创，而将沙漏搬到会议室却是别开生面。在会议中，会议主持人会不断提醒与会者，还有20分钟或者10分钟就结束会议。

提倡站立式会议。为了避免闲谈或因无关的事浪费会议时间，三星公司采取站立式开会。站立式会议是指撤去会议室的椅子、桌子，所有人都站着开会。站立式会议不仅可以节约时间，而且站着开会可使会议效率提高2倍。据说，人的大脑最活跃的时候，是在站立的状态下，并且是确定好了结束时间的时候。

会议记录力求简明。三星开会，既要做会议记录，又必须整理会议记录。为了让会议记录简洁明了，设定专人整理会议记录，将繁杂的会议内容整理成一张纸后，下发给与会者和相关人员。同时，三星开会必须形成结论，并当场宣读确认，确认的结论会后马上执行。没有确认的结论，可另行讨论。

英国人开会求简单

在欧美国家中，英国被视为既严肃又有绅士风度的国家，开起会来想必一定会有很多繁文缛节。其实，英国人开会没有大家想的那么复杂。相反，英国人开会追求简单。

开会形式很简单。这个简单既是流程的简单，也是发言的简单。英国主持人的开场白比较简单，只需要做简单的说明，就直奔主题，甚至有时短得好像没有。参加会议的人精神都比较集中，都要参加讨论，但是发言也简单，很少有与议题无关的废话。领导轮流发言的情况很少见。

有喝“下午茶”的习惯。为活跃会议气氛，英国人在开会时有喝“下午茶“的习惯。会场会提供茶点或便餐。当然，参会人员也只是意思一下，不会大吃大喝的。

24小时内分发会议纪要。英国人开会形式简单，却不意味着会议结束就万事大吉了，他们非常重视会议结果的落实。会后24小时内，所有参会人员都会收到一份强调会议结论的纪要，在这份会议纪要中，既有会后具体执行的行动计划，又有一些需要讨论的议题。

简单源于准备充分。英国人开会简单，是因为英国人会前准备充分。在召集会议前，管理者会考虑如下问题：自己是否真正需要参会人员展开讨论？如果需要，就召集会议，而且会在会前制订详细的计划，哪怕在准备会议议程的时候发现其实并不需要开会，用电子邮件、备忘录或正式谈话等方式完全可以解决问题，那么就会取消会议，从而减少不必要的会议。

精心挑选与会人员。英国人开会让谁参会，是精挑细选、严加控制的。需要知道会议结果但不需要发言的人，可以事后获得会议纪要，但不会安排出席会议。

重视对员工的培训。在英国一些公司，新员工进入公司，有专门针对如何开会的培训。训练的基本课目包括：如何开会，如何主持，如何记录，如何对待分歧，如何汇报工作进度。所以，在这样的公司文化中，每一个与会者都经过了足够的“会议训练”，会议自然就开得简单了。

（作者单位：武汉市委党校行管教研部）