工作时打电话的9个实用技巧，请牢记！

转自公文写作规范技巧

1.何时打电话？

汇报工作并不意味着所有的事情都要打电话，很多时候不急的事情可以通过发短信的方式沟通。

以下情况要注意不能打电话：

（1）午间的时候(13:00~14:00)，如果没有特别重要的事情，最好不要打电话。

（2）领导在参加重要会议时，万一忘了将手机开到静音或者关机，铃声一响，影响整个会场就很不好了。

在这两种情况下，要将重要且急需处理的问题提前编成短信，发送给领导。

编辑短信要注意：

一是简洁明了，突出问题如何解决；

二是表达事情要分层次，可以分为几个小点，分项表述事情的要点，最后给出请示事项；

三是发短信一定要排版，一堆字发给别人，谁看着都头疼。

2.哪种事情必须要打电话？

（1）遇到特别重要或者突发事件，需要马上汇报。

（2）领导急于了解和掌握的情况，并且事先交代过的事情，必须在知道情况后尽快打电话报告。

3.第一句话的语言技巧

第一句话，要称领导职务，并简要说明汇报事项。比如王主任，今天下午的会议时间推迟了。不要啰啰嗦嗦一大堆，要分层次、有逻辑地汇报清楚。

4.汇报中的答复用词

不要用“喂“”嗯“”啊”这一类让人感觉没有礼貌或者是敷衍的单个字，而应该使用“知道了“”明白了“”好的“”是的”这些词，让对方明确知道你在认真听电话。

5.汇报问题要简洁

汇报工作，特别要注意节约时间、思路清晰、语言简洁，事前一定要打好腹稿，分好层次，不要胡子眉毛一把抓。

如果实在没有经验，可以按照“结果、缘由、经过”这个思路给领导作简要汇报，让他知道汇报的目的是需要他拿主意、定方向。

6.汇报问题要客观

由于是电话汇报，语气一定不能够太急躁，一定要尊重客观事实，不能够添油加醋，当涉及到某个事情的发展状态时，有问题说问题，不要随意评价别人。

7.领导做完重要指示最好重复一遍

一般需要电话请示的事情，都是很重要的事情。由于没有面对面交流，你最好复述一遍领导说过的重要内容。

不要因为领导很着急就匆忙挂电话，如果你没有正确理解反而会弄巧成拙。

当然，如果领导有很急的事情，不便再接听电话，就只有先挂掉电话了。

8.汇报特别重要的事情应该面谈

在工作当中，有些特别重要且机密的事情，要通过面谈的方式来解决。

自己做错的事情要当面进行自我批评，才能够表明自己的态度。因此，在打电话汇报时要对汇报的事情有全面了解，思考清楚再作选择。

9.不要先挂电话

这是一个看似简单的细节，但是却是非常重要的一个环节。

有两个原因：一是领导可能需要对指示的内容作补充，如果你先挂了电话，领导又想起了其他内容，会来不及讲；二是领导听到你先挂电话，电话那头传来一片忙音，会显得没有礼貌。