仪器老板100问
| 第十三期主题 |
如何提高开会的效率？
影子
开会，对于公司来说可以是小事也是大事，关乎着员工沟通协调，反映公司的管理水平。
我们以前开会，经常会出现2种情况：
第一种是大会时，老板或者主持人在上面讲，下面鸦雀无声，认真听的人寥寥无几。
大部分人漠不关心的该干嘛干嘛，有的用手机回复客户甚至趁机玩手机，有的开小差游离状态，谁也不把会议内容放心上。
开完会一哄而散，基本是毫无效果。
讲的东西，大部分人压根没听进去，后面基本也会重复犯错。
第二种是小会常见，大家七嘴八舌的，有时讲着讲着就离题了。
有的人高谈阔论，有的人急于反驳，大家都火热朝天的只想说不想听，甚至一下子讨论的点就跑十万八千里远了。
最终结果是，大家都头脑膨胀却又讨论不出结果。
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有时候有的公司配置了高级的硬软件系统，却发现并没有提升开会体验。
会议之前拉人开会要三催四请，会中各种状况控制不了节奏，会后没有反馈没有跟进……
开会效率低，这是困扰我们公司好久的问题。
但是会总不能不开，有的事情，召集人开会通知开会讨论，总是比发信息高效和有用的。
作为小公司，我们可不想像很多事业单位一样对于走形式的会议视若无睹，毕竟无效会议是劳民伤财的行为。
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所以针对以上第一个会议情况，我们的做法是：
（1）尽量减少全体大会。
因为除了年会，一般没有什么情况的会议是要全体员工参加的。
（2）参会人数多的会议，一般是公布已定型的公司政策或者各类规定，这种一般情况下是不需要参会者头脑风暴提出各种意见的。
对于会议内容的各种意见，应该是要在会议之前，就跟各个主管沟通了解，并且私下调解好。
（3）会议之前发通告的时候，要强调会议内容的重要性（当然，公司也要自主减少非必要的大会非常重要），以及不听可能导致的结果风险。
重要会议内容，可在会议上打印发派。
会议少而精，大家就知道大会也是要听的，慢慢“公司大会内容要听”的习惯也就形成了。
改进以来，我们感觉到会议的效果是比以前要好很多了，起码看手机的人数大大减少。
但是依然难以杜绝，我们也在想，要不要引进一些奖惩或者考核方式？
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对于上面第二个【小型会议】的情况，是最考验的。
因为有时主持人也陷入其中，跑题了、会议无效，要久久才能发现。
这种小会一般是部门会议，往往消耗个人时间是最长的。
所以这种无效会议对于各种成本的浪费是最多的，而且也会引起参会者对会议和公司管理不满，一看到会议通知就心生倦怠，极易降低团队的凝聚力。
针对这类会议，我们经过几次试验发现，做到以下几点，能让会议效率大大提高：
（1）会议的目的是为了解决问题。
会议的组织者需要会前根据议题进行分解，分点设定会议讨论的流程，并且提前告知参会人员，让大家提前思考。
这样一开会，就能马上进入状态，大家表达自己提前想好的意见。
偶尔跑题了，就根据会议流程提醒回归。
（2）开会的时间设定尽量科学。
根据相关研究表示，上午10-12点和下午1-3点是比较适合开会的时段，最适合调动员工集思广益，利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。
但是问题是，这个时间段刚好也是销售联系客户的黄金时间。
所以我们一般会根据会议议题的重要性考恒，若频次不高、非常重要、非常需要大家头脑风暴的会议，还是可以选择这个时间的。
有的公司可能会喜欢在下班后开会，大部分情况下，这种时候员工开始进入一天当中的倦怠期，其实不大适合消耗脑力的会议。
（3）开会的会议记录非常重要。
我们以前是没有注重这一点的，所以经常开会讨论着就跑题了也没人发现，开完会对于会上形成的决议也没有记录和跟进，大概就是会议开与不开没什么区别。
自从每次会议都指定一位员工做会议记录后，基本上也是大大避免了会议跑题的问题（记录员记着记着发现不对经就会提醒），参会者的发言、精彩的思想火花、最终的决策，都被好好的纪录了下来。
在会后，记录员及时把会议纪录分享给每位参会人员，并且把会议内容中需要跟进的事项及负责人员标注出来，让大家趁热打铁实施，还便于后续进行提醒和跟进。
（4）开会的纪律要强调好并且实行监管。
小会因为人少，所以会议纪律相对比较容易监管。
例如我们公司开小会，纪律上主要要求的点是：
只邀请必要的人员参会，确定时间后不可缺席；
所有参会人员必须提前思考问题并且在会议上表达；
开会时要一心一意，必要时统一收集手机，不可随便走开或者回复客户信息；
尽量严格控制时间。
这样对于会议讨论的有效程度，以及大家对于会议的重视程度，是大大提高的。
头脑风暴的小型会议，如果举行的好，经常会有很多有效的奇思妙想，也能协助老板解决一些难题。
这种会议开得好，公司竞争优势是能大大提高的哦~
以上是我们根据我们公司情况作出的小型会议改进措施，大家对于这类会议是否还有什么好的建议？
总结
会议开得好不好，决定了公司的竞争优势，也体现了公司管理的效率和执行。
作为公司必备的管理工具，会议的成本一点也不低，包含了时间成本、金钱成本、效益成本和机会成本。
所以如果公司会议开不好，劳民伤财，还严重影响员工心态，也影响公司企业文化（多少新员工入职时壮志踌躇，一开入职会议就怀疑人生？）。
一个优秀的公司应该怎么开会？
对于公司而言，又有哪些方法能够真正提升会议效率？
这一直也是困扰我们许久的问题。
每个公司情况不同，会议的议题不同，措施都会有所区别。
根据我们多次实际实施的效果看，比较重要的主要是以下四点：
必须先准备，针对会议要有纪律，要做会议纪律，当次会议要有结果并且跟进。
至于专门针对会议的惩罚制度，我们也还在考量中，暂时还不知道是否适合我们小公司。
感觉这对于大会议可有可无，对于小会议怕会影响大家的思维发散，所以主要还是激励为主。
据说公司站着开会能更提高效率，我们也考虑可以一试。（效果请期待后续分享，哈哈~）
本期群内讨论摘抄
詹经理
九州通
要每个人都参与并提出建设性意见。
蒲经理
青岛盛瀚
严格控制开会时间和发言时间，议题一定要提前发给大家
权力
泽恒生物
我觉得开会就是宣布一些事，责任落实到位就行。小会也是核心高管开就行啦，因为不见得每件事需要所有人认同，只要团队核心认可就行。
谋在寡，不在众。站的地位不同，认知看到的也不同，所以考虑关心的也不同，最终都是从自身利益来考虑解决。很难找到那种大局出发来解决问题之人。
黄经理
广州高谱惟创
也有不喜欢当众发表意见的，同时管理层自身理清开会目的，进度流程123，有个助理配合开会节奏。现在都不喜欢开会，但有时候不开又不行。
权力
泽恒生物
我们这边，有时如果是要寻找答案，且不影响大方针的会议，也会尝试以工作坊的形式做一下，再PDCA修正。
比如，招了5个新人，业绩暂时没上来，要开业绩沟通的会议。
一般是情况是主管带着新人开会，指出新人哪里哪里不足，然后新人点着头做好笔记，回到座位就可能忘记了。
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工作坊是：
召集所有销售开会，会议的主题是“开发新客户的问题详解”（先挑一个主题），先不给出答案，让销售来得出答案。
销售分几个组，依次回答下面的问题：
1.在开发新客户的过程中，最经常遇到的前3个问题是什么？每组写3个，综合投票决定出前面3个。
2.遇到这样的3个问题，我们目前最好的回答是什么？每组写3个，综合投票决定出前面3个。
3.我们可以给客户什么样的问题最好？每组写3个，综合投票决定出前面3个。
....以此类推，让销售得出大家都认可的答案，再去尝试，
PDCA修正。
如何实现高效会议？
如何寻找最合适自己公司的开会方式？
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