****(广东)空调有限公司 审计报告

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审计报告

空调公司审【201501】

被审计单位：青岛xx空调营销股份有限公司烟台分公司审计项目：分公司2014年度效益及内控审计

2015年1月25日

关于烟台分公司2014年度效益及内控审计报告

依据****（广东）空调有限公司财务部审计组的工作计划安排，自2015年1月19日 开始，派驻审计人员对青岛xx空调营销股份有限公司烟台分公司（以下简称分公司）进行 2014年度效益审计及内控审计。审计的时间范围：2014年1月1日--2014年12月31日。审计目标旨在于对分公司年度经营业绩进行评价，同时进一步推动分公司内部控制工作开展，加强流程管控，提升基础管理水平。

我们的审计是依据《中国内部审计准则》以及总部《内部审计制度》等法律法规、管理办法开展的，在审计过程中实施并运用了访谈、检查、计算、观察、查询、分析性复核等方法。报告正文分以下几个部分：

一、分公司概述（组织架构等）

二、2014年度经济效益审计

三、审计问题及建议

以下分别就各个方面的执行情况和存在的问题进行阐述。

一、分公司概述

烟台分公司设有****空调营销部、财务部、综合管理部、用户服务部、工程部等5个部门。并根据区域范围和业务发展的需要设立4个办事处，分别为烟台第一办事处、烟台第二办事处、烟台第三办事处、威海办事处。分公司现任总经理为盖春雷，财务部总监为乔新勇。

二、2014年度经济效益审计

经济效益审计情况

分公司2014年1-12月经营利润调整后利润总额34.55万元；见下表：

审计具体调整项：

（一）审计调增利润总额1.75万元

1、分公司9月份计提的工程机政策1.46万元，已确认不需兑现；多计提年返0.29万元，

合计调增利润1.75万元。

（二）审计调减利润总额11.28万元

1、通过对账单未达账项显示，分公司2014年漏报政策1.42万元，因此调减利润1.42万元。

2、分公司2014年漏报广告费4.66万元，漏报物流费4.74万元，因此调减利润9.40万元。

3 、分公司冲销14年之前不需兑现费用0.45万元，因此调减利润0.45万元。

三、审计问题及建议

（一）资产管理方面

分公司主要仓库和物流承运商为烟台润弘工贸有限公司，分公司固定使用仓库面积4780平方米，主要有分公司自管库、三包库、电商RDC库、总部RDC库、样机物料库，分公司仓库现场整体管理情况良好，检查期间属于淡季，仓库实物库存较少，卫生环境较好，但仓库照明条件较差；我们对自管库和三包库实地全盘，RDC和样机物料库抽盘，其他问题如下：

问题一、电商RDC库的KFR-LW/EFVMN2一套和总部RDC库KFR-3GW/QXFDBP-A3一套与自管库混放，从货卡、区域上均无法分辨，仓库管理员也未能在第一时间找出原因；另自管库KUR-125Q/S52#m一套与RDC库存混放，也存在类似问题。

问题二、存在机器上无货卡、货卡与实物不符，货卡与实物不符是由于直接将已经完全出库的货卡随意插入在其他包装箱上导致；

问题三、包装箱与箱内机型不一致情况，且外包装未标示实物型，影响了盘点的效率（三包库中实物机型为KFR-72LW/29F-N3,包装箱机型为KER-72LW/FZBPH-A3）。

问题四、部分机型为了方便出库摆放较乱、部分包装箱外观较脏未及时更换包装箱。

审计建议：分公司整体仓库管理相对不错，以上问题属于个别问题，分公司应该加强仓库不同库位实物管理规范度，坚决杜绝不同库位之间实物串货；加强实物包装箱规范管理，防止实物与包装箱不一致，对于不合格包装箱及时处理尽快更换。

（二）往来管理方面

我们对分公司12月往来账的对账单进行了检查，情况如下：

问题一：家家悦集团股份有限公司对账单不规范，我司给对方确认的业务账与我司的政策台账没有任何对应关系，虽然金额小于我司已确认的返利金额，但存在一定财务风险。

审计建议：由业务、财务与商家沟通政策对账单的对账方式，出具双方可确认的政策对账

函，同时财务部应严格把关财务印鉴的使用原则，对与我司数据无任何关联的对账单不应给予确认。

问题二：12月末烟台国美xx空调的超期款计算有误，超期寄售未计入12月超期款金额

中，导致当月超期款少计87万元。

审计建议：财务总监应对往来岗进行详细培训超期款计算的口径，并加强超期款报表的检查，确保报表的准确性。

问题三：家家悦集团股份有限公司对账单中显示的未达没有及时提报欠付，影响当期增利3023元。

审计建议：以上未计提欠付均为合同约定的政策，分公司营销部每月应及时根据发生金额计提，避免影响当期损益。

（三）返利价差管理方面

我们对分公司政策的管理及开单价格等方面进行了抽查，分公司月度制定方案下发流程齐

全，签字方案备案齐全，方案审核流程齐全；月度返利价差台帐确认依据齐全，内部签字审核流程完善；商家折让通知单按照总部要求签订并装订成册；但存在以下问题：

问题一：截止12月末分公司工程机预测共323.22万元，其中账龄为2014年9月份之前的金额达260万元，分公司工程机兑现流程缓慢。经分公司进一步核实有1.71万元已不需要兑现，另有8.87万元属于总部暂时兑现的补差，其余部分均为分公司承担或总部已兑现给分公司，但分公司暂未从预测中转至确认（考虑到总部应兑未兑的不确定性，本次审计未做调整，仅对不需兑现的部分做了利润调整）。

审计建议：因分公司工程机补差的业务量较大，分公司应加强预测转确认的管理，制定明确的工程机兑现周期，确保真实的反映当期损益，对于不需兑现的返利也应及时冲销。

问题二：分公司返利预测没有审批流程，每月由营销部业务人员直接发给财务计提，缺少审核环节容易可能会导致预测与确认金额偏差较大，对月度经营结果造成影响；

审计建议：建议分公司后期增加预测环节签字确认流程，对预测环节的准确性进行审核，并对预测与确认金额偏差较大的方案进行重点彻查，对业务人员进行培训，预防处理管理漏洞。

问题三：分公司代理商份额占到60%左右，分公司现行商家折让通知单只有两方确认单

格式，对于需分销商确认的政策没有相应的分销商盖章确认，无法核实代理商是否已将分销商资源全额兑现。

审计建议：分销商家是否能够足额的享受到分公司的政策力度，需要通过商家折让通知单确认形式来约束代理商，强制要求代理商不能截留资源；因此建议分公司可以参照其他分公司新增三方折让通知单确认单格式（具体可咨询总部）。

问题四：分公司二次规划价格体系空间较总部供价高30%以上，分公司的返利比例很高，对此分公司的解决方式是提高月度商家提货票折比例（已向总部申请兑现比例为40%），此种操作会产生一定的税务风险。

审计建议：建议分公司后续可考虑通部分政策输出上通过开单直扣方式进行，杜绝处理税控和管理风险。

问题五：个别返利存在漏提、虚报欠付。经对2014年度渠道商家年返、通补计提情况检查，其中宇恒多计提年返政策，宇恒在烟台分公司属于连锁操作模式，不享受渠道商家年返政策；由于工作不仔细，误将宇恒列为渠道商家计提了年返政策，导致多计提宇恒年返3433.17元，应冲减宇恒年返政策，剔除14年损益。

审计建议：分公司应尽快在政策系统中调整，另建议分公司在商家信息维护时应加强内部审核，确保数据准确性。

问题六：经对12月全月开单情况的审核，分公司价格管理相对较为严谨，不存在擅自低于总部供价开单出售等乱价行为，但在ZK码使用上并不标准，分公司存在使用ZK05和ZK06开单直扣ZK码调整工程价格。

审计建议：建议后期加强开单岗位的培训，宣贯ZK码使用规范的重要性。

（四）费用管理方面（1）物流费管控：问题一：物流费结算周期问题，分公司结算周期为上月16日至本月15日为结算周期，并

按照仓库提供该期间物流单据次月提报欠付，由于结算周期为月中，结合检查分公司月度订单发货时间，分公司月度平均80%左右订单都在下半月商，第四季度商收时间段如下：

此种结算方式产生如下两个问题：

1、本月15至月底物流费未按照权责发生制入当期费用，由于分公司发货时间大多集中在下半月，淡、旺季切换时会导致淡旺季物流费费率异常，旺季物流费率低，旺季结束后次月淡

季费率高；如：9月当月物流费费率0.94%，10月物流费1.58%；

2、按照物流公司提供单据提报欠付，容易造成分公司订单与物流单据不完整，费用实际发生时间与受益期间不匹配；通过对分公司物流单据检查，在12月物流费明细中存在8月至10月的物流费单据，而此部分实际入账期间为12月，费用产生时间与实际入账时间差异较大；由于依赖物流公司提供单据提报欠付，分公司缺乏主动对物流单据回单的统筹管理，由此带来分公司对货物商收情况了解不全面，造成对商家拒收、账实不符情况的信息了解的滞后性；

审计建议：

1、建议分公司更改物流费结算周期，按照权责发生制按照当月商收订单情况计提本月物流费欠付；将月度1号至31号按照分公司订单商收情况，考虑月底报账实际情况，最后结算截止日期可作适当调整，并匹配结算标准与物流公司确认后当月计提；

2、建立物流单据管理台帐，对于当月已报欠付但实物单据未回，制定相关管理办法，对于未达单据要求规定时间内补充到位，并按照规定周期进行清理，对于超出清理周期费用不予支付，具体管理内容分公司可视情况而定。

（2）广告费管控

问题一：终端宣传品

通过对分公司制作的物料、赠品、终端宣传品的SSC影像系统中结算资料查阅，发现分公司最终验收环节未按照管理办法中《分公司物料制作/促销赠品决算/验收表》进行验收，抽查的终端宣传品制作中均无单项签字版验收表；通过业务了解，14年仅有按照月度汇总的与广告商家统一结算的“广告业务结算明细表（验收明细）”，此结算明细不能替代分公司终端物资品的现场验收结果；由于市场反应速度要求，少部分物料可能未经分公司验收情况下直接分发到市场终端使用。

审计建议：

分公司14年10月对管理办法进行了修订，建议分公司按照《空调营销烟台分公司广告费管理办法》中的“7.2市场宣传物资费”，对每一单笔终端物料宣传品制作费进行验收，并按照办法由综管部会同财务部费用主管进行验收确认，验收表需作为结算的必备材料，从而杜绝广告商最终成品质量不达标、数额不足、偷工减料等情况发生，从而影响市场终端宣传效果。

问题二：展台制作费

分公司展台预算报告仅有财务总监签字，无业务负责人和总无经理签字（抽查中少部有总经理签字）；验收报告部分仅有业务经理验收签字，无办事处经理签字；验收报告有市场部、产品部签字字样，但实际分公司流程对此部分无签字要求。

审计建议：

1、SSC立项审批包含2部分内容“是否同意制作和预算金额”，此部分预算报告与此重复，建议优化掉此流程；2、验收报告必须有对应业务经理实地验收和办事处经理签字确认视同有效，对于现有表格上的市场部签字部分，若无需签字，请修改模板。

问题三:广告费合同盖章要求

总部对分公司多次强调，盖章签字必须有：盖章、负责人签字、日期，三者缺一不可，分公司存在广告费合同只有盖章无签字和日期，建议后期对合同以及其他相关流程加强规范。

问题四：14年欠付漏报

由于14年年底商空架构调整，人员疏忽，分公司14年存在10至11月三笔展台制作费漏报欠付，总计金额46600元。应将漏报展台制作费漏报部分计入14年损益，影响14年费用46600元，利润46600元。

问题五：价差入费用情况

分公司14年国美无导购门店3%促销支持费以及两批国美主推促销活动费，合计金额：29090元，分公司直接按照费用实际入账，按照业务发生实质应按价差入账，影响收入29090元，利润不影响。

审计建议：

分公司后期对于此部分业务应按照业务实质入账，以价差转费用形式兑现，保证毛利率和费用率不失真。

问题六：分公司广告费报账流程由业务人员整理好相关结算材料汇总至财务费用主管处，由财务统一发起报账；按照总部《HKYX-01-06.05-2013广告费管理办法》中“3.4.3挂账”部分：各项广告业务执行完毕后，分公司市场部应立即整理相关审批资料：费用入账汇总表、费用审批单、立项报告、合同、发票、项目预算表、项目验收单、项目核查资料（报纸、照片、CD、播出通知单、巨幅、条幅、气球等在照片旁标注商场地点，时间及规格等），于每月20日前在SSC系统发起报账，并及时将报账资料寄至共享相关负责人。

审计建议：

财务共享中心上线以来，总部要求分公司按照业务发生，对应到责任部门在系统中发起报账流程；广告费属于业务部门负责，实际对接人员业务内容和结算资料最为了解清楚，财务部门在过程中负监管职责，建议后期分公司此部分转回到推广策划或实际业务负责人发起结算付款报账。

问题七：人员费用

分公司14年人员费用率0.6%,其中促销导购提成和奖励0.19%。

分公司社保、公积金、工资及福利按照分公司制定标准进行缴纳和发放，分公司执行同一区域相同标准缴纳社保和公积金；其中由于12年从青岛划分成立分公司，存在按照青岛在册缴纳比例缴纳公积金人员，至今未进行调整，与分公司其他人员缴纳标准不一；经与总部综合管理部管理公积金同事沟通，此部分总部未对分公司做缴纳基数和比例强行要求，分公司按照当地政府机关标准自行规划缴纳；

审计建议：在公积金处理上，分公司不存在不符合总部要求情况，但对于分公司管理存在标准不一致情况，建议分公司能对此进行调整。

（五）销售合同的检查

问题一：个别销售合同存在不严谨，有涂改现象，例如：山东沃迪经贸有限公司2月份的回款、提货任务；荣成市广汇贸易有限公司80%台阶的年返1.5%有涂改的痕迹。

审计建议：销售合同的签订是一项严肃的工作，分公司后期应避免合同随意涂改的情况，以免引起不必要的争议。

问题二：分公司规模最大的代理商烟台润诚家电有限公司年返仅设置一个台阶，80%以上即可享受2%年返，其他商家均有两个台阶，商家有可能对于80%－100%的积极性，分公司反映此商家的任务已经很高，所以仅设置了80%的台阶。

审计建议：分公司在合同中应设置100%的台阶，应于合同规则保持一致。

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审计人员：孙鹏李佳

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财务部审计组2015年1月26日