团队协作混乱怎么破?来用这个团队协作软件!
在现代办公场景中,不少团队管理者会使用微信来安排团队的工作待办事项,直接在微信群中分派任务,但是微信作为一个社交软件,功能多以聊天为主,加上群聊多,信息容易被覆盖,团队成员一个不注意,就很容易忽略掉群信息,出现任务被遗漏掉的情况,导致效率低下。所以说,团队的工作还得借助专业的团队协作办公软件来帮我们处理。
提到团队协作类软件,小编在这里推荐一款叫做⌈飞项⌋的团队协作软件,既能给团队成员分配工作,又能跟进各项目进度安排,单个事项最多可以邀请100个团队成员,可以完美解决中小团队的日常工作安排及项目需求。
一、团队项目管理
1、统一管理事项
面对多任务、多项目的情况,团队管理者可以选择为事项分类,将不同的事项分类到不同的项目组中,相当于为每个项目创造了各自的文件夹,进行统一管理。
2、导入事项
每个项目组中的事项都是可以灵活变动的,可以直接创建新的事项,还可以选择快速导入,管理工作更轻松。
3、跟踪进度
在每个项目组里面,管理者可以清晰地看到不同项目的背景信息、协作成员、动态进展、项目关键数据、跟踪个项目进度安排。
同时点击任意项目组的【事项列表】即可查看该事下创建的所有事项任务,可以清晰地看到各事项的完成进度。
二、团队事项协作
1、派发任务
在飞项中,团队管理者可以创建需要完成的团队待办事项后,可以直接通过邀请协作人,将该任务指派给团队中的一个成员或者多个成员来完成,单个事项最多可以邀请100人。
待成员接受任务后,该任务会进入他们的日程,并自动根据事项设定发起提醒,避免成员遗漏任务。
2、拆解任务
如果是复杂的任务,团队管理者还可以将任务进行细化拆解,每个拆解出来的小任务都可以进一步设定完成时间和负责人员,或根据需要再进行拆解。每个事项最多可以拆三级,每级支持创建20个子事项。
每个经过拆解的事项都会自动形成脉络图,管理者可以清楚地看到每个任务下的负责人员与完成情况,实时监控各环节的进度。
3、同步进展
成员在完成事项后可以在飞项上标记该条事项已完成,并自动将该进展同步给团队管理者,不用实时催办也可以自动接收被指派任务的完成情况,便于团队管理者有效的管理成员。
三、团队有效沟通
1、独立IM空间
沟通是团队协作效率的关键,在飞项中,每个事项都拥有独立的IM环境,团队成员可以就所负责的事项内发起沟通、传输文件、主动汇报进度,不会被事项以外的信息所干扰。
2、标记重点
在沟通过程中,对于需要成员都重点关注的信息,管理者可以直接对其进行重点标记,不用担心重点信息被淹没,让彼此的沟通效率更高。
3、巧用小工具
在飞项每个事项沟通环境中,都有“创建待办”、“预约会议”、“发布公告”等实用小工具,创建好的会议和待办同样会进入团队成员的日程,并及时发送提醒,也可以大大提高团队沟通效率。
一个团队若想高效率协同办公,少不了一款好用的团队协作软件。如果你的团队也有协作效率低下的问题,不如试下飞项吧~
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