用人单位规章制度是规范自身和劳动者权利、义务的基本规范,也主要是对劳动者行为规范的具体体现。因此,规章制度就必须在内容合法、程序民主的基础上制定。
规章制度制定后，在劳动争议处理过程中并不会当然地作为处理依据，还必须经过公示程序。
《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第19条规定，用人单位根据《劳动法》第4条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。《劳动合同法》第4条第4款规定，用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。
规章制度公示方法很多，实践中一般可采取如下公示方法：
1.单位网站公布：在单位网站或内部局域网发布进行公示；
2.电子邮件通知：向劳动者发送电子邮件，通知阅读规章制度并回复确认；
3.公告栏张贴：在单位内部设置的公告栏、白板上张贴供劳动者阅读；
4.员工手册发放：将公司规章制度编印成册，每个劳动者均发放一本；
5.规章制度培训：单位人力资源管理部门组织公司全体员工进行公司规章制度的培训，集中学习；
6.规章制度考试：单位以规章制度内容作为考试大纲，挑选重要条款设计试题，组织员工进行开卷或闭卷考试，加深员工对单位规章制度的理解；
7.规章制度传阅：如单位员工不多时，可将规章制度交由员工传阅。
如何有效地公示公司制定的规章制度,单位需要把握的一个基本原则就是:要有充分的证据证明单位已经切实履行了向员工公示规章制度的义务。无论采用大会宣读、张榜公布,还是员工签收,都应该掌握这样的原则。
在司法实践中，公示的重要性远远大于其他民主程序。
一些地方司法实践中对制定或修改的规章制度的效力问题规定了一些变通方式，对用人单位的规章制度一般只要有证据证明劳动者签收了即可。大大弱化了《劳动合同法》第四条对用人单位规章制度的合法性要求。这是因为各地的裁判机关为了考虑地方上人力资源管理的现状而做了平衡处理，最高人民法院也没有通过司法解释的形式在全国范围对公示统一裁判尺度。
公示主要体现的是民主性，就是指公示的过程与结果，都是公开、公平、公正的，都是有群众参与和监督，并为他们所认可的。
所谓“公示”，它就是党政机关、企事业单位、社会团体等事先预告群众周知，用以征询意见、改善工作的一种应用文文体。
公示是履行告知劳动者的程序。
规章制度是否合法，起决定性作用的不是劳动者签收不签收，而是民主程序。
如果用人单位只从自身的角度，不通过民主程序，单方面制定不利于劳动者的规章制度，只强调签收即有效，对劳动者有失公平。因为劳动者为了一份工作有时只能被迫签收。
但是，只要是通过了民主程序，规章制度就有合法性的基础。因为无论是通过职工大会或者职工代表大会，劳动者都直接或间接参与了规章制度的制定，对用人单位的规章制度是应该知晓的。接下来的公示只是程序上的一种形式。
至于用什么形式公示，可以在用人单位厂务公开制度中进行规定。《企业民主管理规定》和各地的厂务公开条例对企业单位的厂公开进行了统一的规范，有据可查。
从近年的案例来看，各级法院对用人单位的规章制度的民主程序的审查日渐严格，出现了用人单位的规章制度因未经民主程序制定或修改而不能作为裁判依据的案例。因此，对于这种司法实践审查标准从严的趋势，用人单位应当做好充分的准备，在制定和修改规章制度时要严格按照法律要求履行民主程序，不能只关注和强调公示这种形式，避免因规章制度的制定或修改未经民主程序导致出现不利裁判的后果。
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