机关公务员文明礼仪之七： 电话礼仪

机关公务员文明礼仪之七：

电话礼仪

打电话的礼节，可以归纳为礼貌、简洁和明了六个字。电话用语要言简意赅，将所要讲的事用最简洁、明了的语言表达出来。

一、接打电话基本礼仪

(1)电话一般控制在铃响三声之内接听。公务电话应对时，第一句话当自报单位名称或所属部门。

(2)接听电话时，应主动询问对方所属单位或部门。

(3)接听电话时，应事先备好随时会用到的纸和笔。电话记录应既简洁又完备。

(4)如果对方要找的人不在，应试着询问对方有无重要事情，或者试着了解对方来电的目的，再看情况决定处理的方式。

(5)打电话时，应礼貌地问“请问您现在有空吗？我可不可以请教您几个问题？”或者“对不起，现在和您谈话方便吗？”

(6)亲切、礼貌地接听电话，确定对方已挂电话后再放下听筒。

二、接打电话惯例

(1)与他人谈话时，即使电话铃声响了两声，也仍以眼前的客人优先，不管哪一方在发言，都应等事情说了一个段落后，向对方致歉再去接电话。这种情况下的谈话，应尽可能简短，避免让客人久等。

(2)当正在打电话又碰上客人来访时，原则上应先招待等候的客人。此时，应尽快和对方打个招呼，得到对方的许可后，再挂断电话。如果电话讨论的事情很重要不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。

(3)通话时若不小心切断电话，应由自己重拨。

三、接打电话禁忌

(1)接打电话中，不要轻易使用“等一会再打”这种容易引起误会的语句，最好确定具体的通话时间。

(2)若有电话找某同事，而其不在，对方询问同事电话时，不要轻易回答。不要随便传话或说出不在者的行踪。

(3)转告正在接待客人的同事有电话时，最好不要口头转述，可利用纸条传递的方式。既可以防止某些机密泄漏，又可以避免打岔引起尴尬和不悦。

(4)打电话和外出的领导联络时，尽量以领导能回答“是”或“不是”等简单的形式发问。因为，和领导在电话中所谈之事，可能会涉及工作机密；所以不要问一些让领导很难回答，甚至无法在别人面前回答的问题以免让领导为难。

(5)在办公室打电话，要照顾到其他电话的进出，不可过久占线。

在一些情况下，一份来电记录相当于一份文件，必要时还须给有关领导传阅或批示，有的还要存档。因此，机关工作人员最好备有专门的电话记录簿，记录内容包括通话人姓名、单位、电话号码、通话时间及事由。记录完毕后，应将主要内容向对方复述一遍。记录应力求准确完整，机密性内容要妥善保管。