表扬信、感谢信的撰写
（专用书信系列之三）
中共四川省委党校（行政学院） 叶黔达、柯世华
【题记】
专用书信是机关、单位、团体为某种特定场合和特定需要而写的，具有专门用途的公务书信。主要有介绍信、证明信、慰问信、祝贺信、表扬信、感谢信、邀请书(请柬)、倡议书、公开信、决心书等。
一、表扬信的基本结构及写法
表扬信是机关、单位、团体表扬有关方面、有关人员先进事迹、先进思想的一种专用书信。它同嘉奖令、表彰决定、表彰性通报一样，都属表扬先进的文种，但它行文更灵活，更自由一些，既可用于表扬职工个人，也可用于机关、单位、团体之间。它发布形式灵活，不拘泥于正式发文渠道，既可直送被表扬者，也可张贴公之于众，还可送报刊发表。其写作基本格式如下。
（一）标题
可居中写表扬信，也可根据内容拟定题目，其后还可加副标题对×××的表扬信。如《见义勇为，堪称楷模对×××的表扬信》。
（二）主送单位或人员
另行须顶格书写，有时公开发表的表扬信也可不写主送单位或人员。
（三）正文
包括三部分内容。一是概述表扬的缘由，简洁明晰地陈述其先进事迹的经过和结果。二是对先进事迹做出恰当的评价、热情的赞扬和充分的肯定。三是表达向被表扬者学习的心意，或者号召群众向被表扬者学习。
（四）落款
写明发信单位及时间。
（五）写作表扬信应注意以下几点
1.叙述被表扬者的先进事迹是全文的基础和重点，要突出最有现实教育意义的方面，简明扼要、实事求是地介绍时间、地点、人物以及重要情节经过和结果，给人以启迪和教育，不可空泛议论。做出评价要实事求是，不要任意拔高或缩小。
2.表达学习的心意要得体而有分寸。若是表扬下级单位和基层职工的，宜提出号召、希望；若是表扬不相隶属单位或上级机关的有关人员的，宜表示向其学习之意。
3.语言表述常叙议结合，有情有义。
二、感谢信的基本结构及写法
感谢信是机关、单位、团体向有关方面、有关人员的支持和帮助表示感谢的一种专用书信。它的基本格式、写法与表扬信大致相同，也由标题、主送单位或人员、正文、落款等部分组成。
正文部分一是说明感谢的原因，简要叙说对方给予的关心、帮助和支持，以及由此产生的效果。或具体陈述对方助人为乐的先进事迹，或概括说明对方给予的支持，不论写什么，字里行间都要蕴含感激之情。二是常常在紧接上述内容之后，明确表示感谢之情、崇敬之意，对对方的好思想、好作风做出评价，表明向对方学习的态度和决心。有时还表达希望得到对方支持的意愿。既要饱含真挚的感情，又不能有脱离实际的溢美之词。表明态度、决心要针对实际、切实可行，使对方觉得真诚可信。有的还在正文结尾处加上此致敬礼！顺致最诚挚的谢意！之类的词语。
例如：
中共四川省委四川省人民政府感谢信
支援四川抗震救灾和灾后恢复重建的广大救援与援建人员、志愿者和社会各界人士，港澳台同胞、海外华人华侨及国际友人：
2008年5月12日14时28分，汶川特大地震突如其来，地裂山崩，路断河改，数万鲜活生命顷刻消逝，无数美丽家园瞬间毁灭。365个日夜过去，我们沉痛悼念在地震中不幸罹难的同胞，深切缅怀在救灾中英勇献身的烈士！
一年安危与共，一年风雨同舟。地震发生后，党中央、国务院举全国之力组织救灾，解放军指战员、武警官兵、民兵预备役人员和公安民警冲锋在前，医疗人员、专业技术人员和新闻工作者奋战一线，广大援建人员、志愿者和社会各界人士倾情奉献，港澳台同胞、海外华人华侨和国际友人真诚援助，凝聚成万众一心、众志成城，不畏艰险、百折不挠，以人为本、尊重科学的伟大抗震救灾精神。我们永远铭记，在抢险救援的危急关头，你们与灾区人民血脉共搏，千里驰援、生死营救，创造了战天斗地的奇迹，谱写了感天动地的壮歌；我们永远铭记，在恢复重建的艰难时期，你们与灾区人民心手相连，无私无畏、超常付出，全力以赴救灾区所急，千方百计解灾区所难。无疆之爱昭示了大真大善大美，倾力之援展现了坚定坚强坚韧。抗震救灾斗争取得的重大胜利使我们更加深切地感受到：祖国大家庭最温暖，人民子弟兵最可爱，赤子之心最可贵，匹夫之责最可敬。在此，我们谨代表地震灾区及全川8800万人民，对一年来你们给予的真诚关心和宝贵支持表示最诚挚的感谢，并致以最崇高的敬意！
承关爱自奋起，历磨难志愈坚。在中央的亲切关怀和社会各界的大力支持下，我们自立自强自救。在抢险救援阶段，从废墟中救出生还者8万多人，收治伤病员400多万人次。在安置群众阶段，震后第一时间对近1200万群众进行了紧急安置，北京奥运会开幕前按就地、就近、分散原则解决了450万户住所问题，震后第一个冬季确保了安全过冬温暖过年，实现了受灾群众安居、安定、安全、安稳、安心。在恢复重建阶段，切实加大力度、加快进度，已开工建设重建项目19702个、完成投资33705亿元，已开工农村、城镇永久性住房重建分别占总数的99％和452％，已开工建设学校、医院分别占总数的769％和516％。全省经济社会发展逐步走出特大地震和国际金融危机的不利影响。遭遇特大地震，四川人民没有垮，抑制悲痛、隐忍哀思，从废墟中挺立、在危难中崛起；遭遇特大地震，四川没有垮，浴火重生、负重前行，正加快建设灾后美好新家园、加快建设西部经济发展高地。
一周年是重建家园的重要节点，更是加快发展的崭新起点。我们将继续弘扬伟大抗震救灾精神，坚持实事求是和让群众满意，突出民生优先和科学统筹，攻坚克难，爬坡上行，力争灾后恢复重建三年目标任务两年基本完成，到2010年9月基本实现家家有房住、户户有就业、人人有保障、设施有提高、经济有发展、生态有改善，灾区基本生活条件和经济社会发展水平总体达到或超过灾前水平，向历史和人民交出一份合格答卷。
灾后四川依然美丽，今日天府处处生机。我们坚信，有党中央、国务院的坚强领导，有亿万同胞和国际友人的巨大关怀，更加美好的四川一定会展现在世界面前！
中共四川省委
四川省人民政府
2009年5月12日
（参见《现代公文写作与处理最新规范·观念· 技巧》）
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