了解客人基本信息。接到来客通知时，首先要了解客人的单位、姓名、性别、民族、工作、等级、人数等。更有必要掌握客人的来意，了解客人的来意和请求以及在住宿和日程安排上的方案。最后要了解客人到达的时间、所乘车次、航班和到达时间，然后将上述情况及时向主管人员汇报，并通知有关部门和人员做好接待的各项准备工作。
确定接待人员。按照身份对等的原则，安排接待人员。对较重要的客人，应安排身份适当、专业对口的人士出面迎接；亦可依据特殊需求或关系程度，安排比客人身份高的人士高规格接待。在涉外礼仪培训中我们经常提示大家，对于一般客人，可由公关部门派懂礼仪、有礼貌、言谈流利的人员接待。
安排接待场所。优雅的环境是对来宾的尊重与礼貌的表示。接待室的环境应当明亮、安静、整洁、幽雅，配备沙发、茶几、衣架、电话，以备接待客人、进行谈话和通讯联络之用。室内应适当点缀一些花卉盆景、书画，增加典雅的氛围。在涉外礼仪培训中我们经常提示大家，还可放置几份报刊、杂志和有关本单位的宣传材料，供客人翻阅。
人靠衣装。接待人员是代表公司和国家去接待的，所以要做好个人仪容仪表的修饰。
接待好客人。客人到你公司就要接待好客人，一向不要忘了你是代表整个公司的，在给客人准备喝的东西时，要先看茶具是否有损坏，，可能的情况下用一次性纸杯，环保而且洁净然后查看茶饮等是不是有异物等再给客人。
接待介绍。如果你是接待员，到了公司你们公司有两个领导在接待客人，你应首先介绍你公司的领导再介绍客人，如果是两批人都比较多，应首先介绍客人，再介绍自己公司的领导，这是以尊重来宾为标准的。
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