在上一篇文章《做好笔记就能掌握人生？新鲜人一定要做的3种笔记》中，我提到我们大家在离开学校、进入职场后，开始会有很多被交办工作的机会。不过，这些交办工作的人通常又不会耳提面命地催促你完成，也因此你需要透过一些方式，确保自己有把这些工作记住并做好。
我在那篇中有提供大家三个建议，包含：
1. 空出你的大脑
2. 有效率地做事
3. 讲老板懂的语言
而上次我谈了【空出你的大脑】，在更之前的文章中，也提过【讲老板懂的语言】。这次，我想来谈谈如何【有效率地做事】。
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所谓「有效率地做事」，指的是在你进入职场的初期，就该学一些能提升自己工作效率的知识。
虽然该学的东西其实不少，甚至可能得花非常长的时间才能学得差不多，但在进入职场初期，若什么都学，也可能什么都不精。因此在这篇文章中，我就谈六个最核心的技能就好。
你可以依循内容来有方向地学习，也思考看看自己目前在这几个方面做得如何。
第一个方面是时间管理
讲到「时间管理」，很多人直觉会想到的恐怕是学个什么方法，让自己能在同样的时间内做两倍的工作。
但这其实仅是时间管理的一小块，毕竟时间能缩短的幅度终究有其极限，再怎么缩短也不会跟别人差太多。我认为更重要的时间管理能力，反而是「怎么选择」。
「选择」的意思，就是怎么在上班环境中正确地理解老板的所思所想，知道哪些事情重要、哪些事情是其次，然后做出正确的优先排序。
当然，你手上的事情会不断增加，所以接下来，你则需要发挥减法思维，把那些重要的事情做到最好；而重要性次之的事情就稍微往后推迟，甚至利用简易的方式做到刚刚好就好。
所以对我而言，「时间管理」背后其实包含了几项重点：
1. 理解老板
2. 优先级
3. 减法思维
因为时间终究有极限，我们谁也不可能把所有事都做得面面俱到。也因此，知道如何选择、并把真正重要的事情做好，这是所有人在职场上都需要具备的敏感度。
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第二个方面是项目管理
若你已经追踪我们一段时间，大概知道我们一直以来都从事「项目管理顾问」的工作。在我们刚开始接触项目管理时，所谓「项目」还只是规模比较大的公司才有、也才比较重视，并有「项目经理」这个职务。
但是这两年项目管理越来越普遍，几乎各行各业内都有所谓的「项目」。这其实从我们最热门的项目管理课程【项目管理一日特训班】的学员工作背景中，也可以明显察觉。
早期，参与这门课的同学大多都来自科技业、软件业和金融业，接着慢慢出现制造业以及公部门的从业人员。到了现在，几乎各行各业都有人来上课，而且学员年龄层也逐步下降。
其实与学员们一聊也就不难发现，因为现在各行各业变动都很快，所以很多行业都开始有「临时性任务」-- 也就是老板突然有个点子，便从各部门拉几个人出来执行。这也就是所谓的「项目」。
而你一想也就知道，这类点子来得突然，恐怕连老板自己都未必有思考得很周详；加上参与的成员横跨公司好几个部门，过去可能也不曾一起工作过；再加上由这个临时编制的团队提出的方案，最好还要受到市场接受和喜欢……要在这样的状况下快速完成任务，真的不容易！
不过，你若在很年轻时就有项目管理的概念，能把这类「突发事件」妥当地规划并执行，那之后不管去哪里工作，职涯之路大概都会顺遂许多。
很多年轻人也会来问我：「我刚进入职场，没有什么非常扎实的技能，那我可以学什么？」我其实都会推荐大家学习项目管理，增进沟通及协调调度的能力。
因为无论你最后发现自己的天赋热情在哪里，这都能成为你底层的重要能力，让你做起事来更有头绪！！
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第三个方面是Excel
我之前在文章中提过，其实大部分的年轻人最该在学校学好的能力，除了本科系的专业知识之外，就属微软的Office软件工具。原因在于，在你出社会后，立刻就要长时间和这些工具打交道。
而在Office系列中，又以Excel最重要。
为什么呢？
因为在你还很菜的阶段，离上台做简报大概还很远，所以PowerPoint可能不是最优先会用上的。
至于Word，虽然它也有很复杂的用法，比方说制作目录之类的功能，但刚入职的头几年，老板大概不会要我们写非常复杂的文件。另外，简单的Word文件你大概也很难搞错甚么。
而且因为Word文件最后常是转成PDF或是打印出来，所以就算你真的甚么排版技术也不会，只要懂得多按几下空格键或就算用些笨方法来调整，大概还是能排出「看似OK」的文件。
但Excel就不同了。有些功能你若不会，比方说函数或枢纽分析等，那就真的很难蒙混过去。而这些功能的会与不会，也会天差地远地反映在工作效率上。
一开始进入公司，需要用到Excel也很正常。以我自己而言，在我当年第一份工作的头两个月，老板唯一叫我做的事情，就是打开合约的图面，找出每个柱子的数据，然后用Excel做一份整理表给他。
虽然我是土木工程师，但一开始到公司，老板也确实不可能直接就叫我们设计甚么东西，一开始当然都是整理数据开始。
你若擅长Excel、能把资料整理得又快又好，尤其在数字部分能用公式函数的方式整理齐全，甚至之后要调整一些地方，数字一改再套入公式就有新答案出现，老板自然就会产生「这个员工很机灵、敏捷」的好印象。同时，这也能让你工作得更轻松。
所以在我看来，Excel也是越早学透越好的技能。
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至于第四个方面，则是档案存放
所谓「档案存放」，其实就是你自己怎么整理数据，包含实体文件，以及硬盘中的虚拟数据。另外，也包含怎么做版本控制等事宜。
这为何很重要呢？
因为在工作上，有很多档案或文件是会有机会重复使用的。某个任务就算今天做完了，难保三个月后不会又要再进行一次。
如果之前的数据你都能快速找到，往往就能快速做出一个新版本。而想快速找到之前的数据，一开始怎么建立Folder、怎么命名，就变得很重要。
但偏偏有些人就是习惯把所有工作档案都丢在桌面，什么整理工作都没做，这样一来，之后要寻找某些档案，往往就成了痛苦的大工程。
甚至，你还可能误删了、或是不小心存到别处去了，也因此下次要用的时候，花再多时间都找不到。这找档案所需耗的时间，往往就会造成工作效率低下。
另一个很多年轻朋友容易疏忽的，则是「版本控制」的概念。
比方说你写了一份文件给老板，老板说想改几个地方，大部分年轻朋友的做法，可能就是改完后直接存盘、覆盖掉原有的版本。但有些时候老板后续想一想，可能又会跟你说：「我想还是用原来的版本吧！」结果你并没有将原本的版本留下来，这就可能会很麻烦。
所以以我自己而言，我会尽量留下过程中的每个版本，以备必要时使用。
像我们经常会到企业内上课、或者开设公开课程，我其实都会留下每次上课的投影片内容。因为这么长时间中，内容难免会做些微调。如果有个学员来跟我说他在2018年1月23号上过我某堂课，那我就可以清楚知道他当时上的版本究竟谈了什么内容、传达了什么样的概念，也就不会鸡同鸭讲。
在职场上，别人其实经常会需要你提供或参考之前的档案来做事，所以建立好的档案管理能力，也是非常重要的事情。
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第五个方面则是文件制作
我之前说过，文件是别人认识我们的第一关。
当我们刚到一家新公司报到，老板根本不会知道我们的能力。但如果你做的文件每次都乱七八糟 -- 格子大小不统一、颜色混乱、阅读动线不清楚、各种字形乱用、不用标点符号，就很容易传递出负面印象。
你大概不难想象，当别人读到这样的文件，很容易会觉得我们恐怕缺乏组织能力、逻辑不好，对我们印象大扣分。
所以，制作文件前除了想想内容要写什么，最好也想想怎么样的呈现能让读者轻易看懂！
这其实也跟前面的Excel有关。我们在职场上难免会需要制作一些窗体，但窗体除了要能快速做出来、确保数字与数据正确，也还要进一步想想，这个窗体要设计成什么样子，才能让别人「一眼看懂」。这有时甚至会比内容本身还更重要！！
第六个方面，则是表达能力
至于跟工作效率有关的最后一项，也就是第六个方面，则是表达能力。
表达能力最容易理解的说明，就是如何说话、如何表达自己的观点。因为你可能很聪明，脑海里头有很多好点子，可是别人若不知道或听不懂，那就等于没有。
也因此，你学了多少东西、你会多少东西很重要，但输出与Output的能力一样重要。这包含文字（比方说写文章、写Email、甚至是提案），也包含说话（无论是闲聊或有逻辑地把事情讲清楚）。
表达能力好坏，可能影响你手上是否有充足的资源来推进工作；甚至当你面临变动及需求的调整，你能否说服别人来支持。
另外，上台演讲和简报也包含在这个部分当中。虽然在我们进入职场的初期，可能不会有太多演讲或简报的机会，但一段时间过后，必定会有类似的工作需求。此时你若能表现得好，也会替自己带来更多职涯上的好机会与能见度。
这也是一个需要长期努力的训练。
以上，我们快速地把与工作效率密切相关的六项技能认识了一遍，包含时间管理、项目管理、Excel、档案存放、文件制作与表达能力。希望各位能尽早以此为目标，方向清楚地来学习。
最后附带一提，如果你想要系统化地学习这些能力，也欢迎你进入「大人学」课程网站，点选「年轻上班族必修」这个课程清单。在这个清单中，你可以清楚看到与以上讲到的能力对应的课程，透过向专业讲师学习，快速拉高自己在这几个方面的能力喔！！
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