做預算也要跟上時代!
E時代E-budgeting 作者:陳依蘋
每年到了做預算的時候,每個企業內的員工無不叫苦連天,財務會計人員忙著把不同部門所提供不同結構的數字整合起來,而非財務會計人員則忙著把事實與數字結合在一起,並苦思自己在這流程中所扮演的角色,而且還得讓管理階層滿意他的業績目標與預算。在這個時候,真希望有個快速又簡單的方法,能夠使得大家在期限之前走完這個充滿障礙、崎嶇不平的預算之路。
科技的進步改變這個痛苦的工作,隨著網際網路的發展,所謂的E-budgeting的技術改變了這一切。所謂E-budgeting除了是一種由科技資訊公司所提供企業的應用工具,使企業可以更有效率地透過網路來進行預算的編製,此外,它同時代表了兩個意義,即”electronic”與”enterprisewide”。值得注意的是,E-budgeting的產生同時也象徵著企業規劃程序進入一個革命性的時代!企業可以建置一個這樣的預算系統,並且將預算的規模拓展至整個集團,整個集團旗下的分公司將可以透過網路從全球各地進入系統編製預算,而使得編製預算的過程更有效率。透過E-budgeting企業組織將可獲致下列三個顯著的利益:
1. 降低行政管理的成本及困難度;
2. 提昇員工的滿意度;
3. 使財務部門著重在策略的制定上,而非工作底稿。
E-budgeting對企業可以算是一個策略性的解決方案,企業每年花那麼多的精力與時間在預算編制上,但這個過程卻是那麼地「勞力密集」,財會部門必須化那麼多的時間與人力去整合預算,最後卻沒有力氣去計畫甚至分析它。E-budgeting的最大價值就是將預算轉化成管理的工具,而不是一個會計方面的苦痛折磨。這個功能強大的應用工具徹底改變了組織內部員工,迫使員工朝更具策略性的預算制度發展。同時它也使得一些非財會人員的員工改造了預算編製的流程,使流程更加合理化。此外,它也使得管理者與員工更進一步地互相參與彼此的專業領域,且讓財會人員能夠扮演更關鍵性的角色,將資訊轉化成更具策略性的目標,還有省下了傳統編製預算時數以百計的工作底稿及工作時數。
身為財會人員,應該要帶領公司發展這種以網路為基礎的新應用工具,因為這個新的應用工具不但可以使企業立即獲得以上的三種利益,最特別的是,它可以將企業的預算流程合理化,將過去單調、痛苦的預算工作轉化成一種充滿樂趣的組織策略。
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