如何确保员工手册合法有效丨威科先行劳动法库

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如何确保员工手册合法有效丨威科先行劳动法库

企业的员工手册或规章制度是一个企业和企业员工的权利义务清单，现在企业要想健康高效运行，很重要的一个因素即明确员工的权利义务界限，使企业的每一个环节按照既定规则干净利落地运转。因此，对于企业规则即规章制度或员工手册本身的制定显得至关重要；制定出合法且有效的规章制度或员工手册对维护企业自身利益、同时保障员工合法权益吸引人才至关重要。

用人单位的规章制度要具有法律效力，应当具备3个条件：（1）规章制度的内容应具有合法性；（2）制定和通过应经过民主程序；（3）应向劳动者公示。因此，将直接涉及员工切身利益的规章制度和重大事项决定公示或告知员工至关重要。

内容合法

1、合法性

首先企业制定的规章制度要合法，不得违反法律、行政法规的强制性规定。诸如迟到罚款、旷工扣除三倍工资等均是不合法的，企业在制定或修改规章制度时，对于诸如罚款等处罚措施要予以删除。

对于规章制度中的霸王条款，诸如在职期间不准谈恋爱结婚、入职三年不得怀孕、三月前未休完年休假视为自动放弃等，均因违反法律的强制性规定而无效。

2、合理性

合理性是公平原则在规章制度中的体现。《劳动合同法》第三十九条规定：劳动者有下列情形之一的，用人单位可以解除劳动合同：(二)严重违反用人单位的规章制度的。因此，虽然未违反法律法规的明确规定，但明显不合理显失公平的内容仍然不为法律所承认。

比如司法实践中即便企业在员工手册中将下列情形列为重大过失企业有权解除劳动合同的情形，法院也不一般不会认可：

旷工一天解除劳动合同，则有可能被认为不具有合理性，通常认为旷工三天解除劳动合同是合理的；

给单位造成损失500元即解除劳动合同也有可能被认为是不合理的；

朝阳法院判的某高档酒店员工私拿三卷手纸被解除劳动合同则不被法院认可。

3、可操作性

可操作性是指规章制度在适用时具有明确的指向，且不存在模棱两可的情形。

例如：对于考勤制度中常见的迟到、早退行为：一方面需要明确迟到、早退的具体含义，对于每天有四次打卡要求的企业来说，中午前后的迟到早退是否属于迟到、早退。另一方面要明确迟到、早退的后果，适用时不能产生两条皆可的条款，需要明确指出针对的哪一种行为有何后果，而不能将一种行为针对多种后果。

对于某一行为的后果，在设计具体条款的时候注意内容的层次性和递进性，不能一刀切，过宽或过严都不值得提倡。对于重大、较大、天数等要有明确界定，要有具体的标准。比如一周内，一周是指周一到周五五个工作日内，还是连续5个工作日（包括节假日调休）即可。连续3次的连续是指一天内连续发生，还是连续三天每天都发生。

切记，千万不要怕繁琐，一定要尽可能穷尽所有重要的可能的情形，解释清楚，减少歧义，便于执行，宝马公司的员工手册就有六十多页。

程序民主

《劳动合同法》第四条规定：用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。

用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。

在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或告知劳动者。

《企业民主管理规定》(中共中央纪委、中共中央组织部、国务院国有资产监督管理委员会、监察部、中华全国总工会、中华全国工商业联合会，总工发[2012]12号文)第十三条规定：职工代表大会行使下列职权：（一）听取企业主要负责人关于企业发展规划、年度生产经营管理情况，企业改革和制定重要规章制度情况，企业用工、劳动合同和集体合同签订履行情况，企业安全生产情况，企业缴纳社会保险费和住房公积金情况等报告，提出意见和建议；

审议企业制定、修改或者决定的有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或重大事项方案，提出意见和建议。

根据上述法律规定，用人单位制定规章制度或员工手册的民主程序分为三个步骤：

第一步：职工代表大会或者全体职工讨论；

第二步：职工或职工代表提出修改完善方案或意见；

第三步：企业与工会或者职工代表平等协商确定最终文本。

1、职工代表大会或全体职工讨论

（1）依法推选职工代表：

是否必须召开人数确定人员构成任期

首先，企业不是必须要组建职工代表大会，须视企业人数而定。对于人数较少的私营企业，可以召开全体员工大会讨论规章制度。

《企业民主管理规定》第八条第一款规定：企业可以根据职工人数确定召开职工代表大会或者职工大会。

其次，关于参会人数的确定。如果企业员工人数较多，可以召开职工代表大会，职工代表按全体职工人数的5%确定，最少不少于三十人。

《企业民主管理规定》第八条第二款规定：企业召开职工代表大会的，职工代表人数按照不少于全体职工人数的百分之五确定，最少不少于三十人。职工代表人数超过一百人的，超出的代表人数可以由企业与工会协商确定。

再其次，关于职代会人员构成。职工代表大会从人员构成上要体现民主原则，即不同部门、各个分公司的职工均参与其中，将民主落到实处，管理人员一定要控制在一定比例内。

《企业民主管理规定》第九条规定：职工代表大会的代表由工人、技术人员、管理人员、企业领导人员和其他方面的职工组成。其中，企业中层以上管理人员和领导人员一般不得超过职工代表总人数的百分之二十。有女职工和劳务派遣职工的企业，职工代表中应当有适当比例的女职工和劳务派遣职工代表。

《企业民主管理规定》第十六条规定：集团企业的总部机关和各分公司、分厂、车间以及其他分支机构可以按照一定比例选举产生职工代表，召开集团企业职工代表大会，实行企业民主管理。

集团企业的总部机关和各分公司、分厂、车间以及其他分支机构，按照本规定建立职工代表大会制度，在各自的职权范围内分别开展民主管理活动。

最后，关于职代会的任期。职工代表大会是具有法定任期的。当然，这也不是绝对的，须根据企业具体情况而定。

《企业民主管理规定》第十条规定：职工代表大会每届任期为三年至五年。具体任期由职工代表大会根据本单位的实际情况确定。

职工代表大会因故需要提前或者延期换届的，应当由职工代表大会或者其授权的机构决定。

（2）讨论的形式与证明

民主的形式如何证明履行了民主程序

首先，员工手册、奖惩制度等重大规章制度讨论的形式主要有：

召开会议集中讨论；

通过电子邮件或电话会议等方式分别征集全体职工意见。

讨论并不需要拘泥于集中开会讨论这一形式。实践中，实行民主程序可以通过电子邮件或电话会议方式向全体员工征集意见。

但是，从举证的角度而言，通过召开会议集中讨论的方式容易保留证据，便于日后举证。

其次，为证明履行了民主程序，企业需要保留以下书面材料：

比如会议纪要（模板如下）、签到表，或者会议全程录音录像资料等。

2、职工或职工代表提出修改完善方案或意见

民主程序要求用人单位就员工手册、奖惩制度等规章制度征求职工或职工代表的意见，在征求意见的过程中，职工或职工代表对规章制度有不同意见的，可以提出异议或修改完善意见。征求职工意见是用人单位实行民主程序必不可少的一环。

用人单位通过向员工征询意见并汇总的形式修订规章制度，保证了劳动者的参与权、知情权、修改建议权，符合民主程序的要求。

司法实务的裁判规则是：对于适用于每一位员工的规章制度，其制定和修改，应当通过每一位员工或能够代表每一位员工的方式进行。规章制度如果不具备参与制定/修改的主体对象和适用对象之间的对应关系，则可能会被认定为没有满足民主程序的要求而不能作为用工管理的依据；规章制度如果具备了参与制定或修改的主体对象和适用对象之间的对应关系，就可能会被认定为满足了民主程序的要求。

3、企业与工会或职工代表平等协商确定最终文本

《劳动合同法》第四条规定，直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项需要与工会或者职工代表平等协商确定。

司法实践中，协商确定并不是指应当得到工会或职工代表的同意，协商确定是工会或职工代表参与协商的过程，最终的决定权仍在用人单位手中。

当然，这并不意味着用人单位可以随便制定和修改规章制度，制定和修改的规章制度仍需要满足合法、合理的要求。

完成公示

关于如何公示、公示的方式及形式，法律上并没有明文的规定。司法实践中公示的方法有多种，包括培训法、发放签收法、会议传达法、局域网公示法、电子邮件发送法、公告栏法、规章制度作为劳动合同附件等。

从举证及证明力角度来说，风险比较小的公示方法有培训法（模板如下）、发放签收法、会议传达法，所以建议企业采取上述风险较小的公示方法。

以下是几种公示的法律风险防御注意点：

1、采用发放员工手册、员工手册考试、劳动合同约定、入职声明、将规章制度作为劳动合同附件、部门传阅并由职工签字等形式，不论何种形式，单位均应保留员工签字的相应凭证；

2、组织相关规章制度执行的培训，并保留通知员工参加培训的通知、培训的具体内容、员工参加培训的文件以及培训签到表；

3、如果公司想通过公告栏、企业内部的自动化办公系统进行公示的，必须确保每个员工都有独立的登录自动化办公系统的用户名和密码。并且，应当将规章制度在公示栏、自动化办公系统进行公示约定在双方的劳动合同中。

4、也可以通过为员工发送邮件等方式公示给劳动者，但一旦发生纠纷，除应对邮件发送情况进行公证外，该公示方式是否能得到仲裁或法院的认定亦有一定风险。