团队协作是律师工作的一大特点，在一个项目中，如何合理分配任务？如何做好项目主办人？如何实现团队高效协同？今日推文，作者将从三个方面与大家分享团队协作的技巧，如果你的团队协作难开展，不妨试试这个方法。
顺应市场不断变化的需求，越来越多律师选择向团队化、专业化、精细化的方向发展。组成或者加入团队，为客户提供更专业、优质的法律服务，成为一个不错的选择。
但团队之间如何高效协作，成为大家需要重新思考的问题。有效的团队协助可以有助于整合资源、提高效率。
本文将结合本人自身的实践经验，以主办的一个涉外非诉项目为例，与大家分享团队协作过程可能出现的问题和应对策略，以望抛砖引玉，集思广益，共同进步。
项目概要背景
案例：本人所在的团队专业是涉外方向，早前曾接受一家 A 公司的委托，就 A 公司计划在 D 国与当地 B 公司合资新设立 C 公司的事宜出具法律意见书。客户要求在一周内出具法律意见书，因此该项目需要由整个团队分工协作完成。
项目主办人的作用其实等于项目经理，项目管理本身就是需要运用综合能力平衡各种关系，从而推进项目顺利完成。
而项目管理过程中往往会遇到不少困难和障碍，会妨碍项目进展程度，甚至影响最终的结果。
从任务的角度来理解，主要的困难是以下三个方面：
如何分配任务（项目拆分技巧）
如何解释任务（有效传达）
如何在规划的时间内完成任务（团队协同）
科学拆分项目，合理分配任务
项目主办人在接到项目后，首先需要了解项目的背景和收集项目资料，初步理解项目的实质并制定项目实施的计划，然后再将项目拆分成多个任务，最后把任务分配给团队成员。
项目拆分环节看上去只是一个切蛋糕、分蛋糕的过程，但实际上需要考虑不少问题。
1.需要考虑团队成员之间的默契配合程度
彼此配合的前提便是互相了解，若是临时组建的团队，在分配任务之前需要先了解每一个人的性格来控制团队的配合，以便于增加团队的默契度，充分发挥团队成员的特长。
2.需要综合考虑成员能力的差别
拆分的任务也需要根据了解到的每一个成员的能力范围进行分配。
检索能力强的负责法律法规和案例检索，文字功底好的可以负责报告的整合和修改，外语能力突出的可以负责与外国律师沟通，办公软件技巧好的可以负责格式调整美观设计等等。
如果是不同团队的公共协作，也可以事先了解成员的背景、学历、经验、资历等，也可以私底下多沟通，了解对方的能力和特长，这样在分配任务时也可以心中有数。
3.罗列团队协作基本规则
因为每个人的思维方式不一样，能力资历也不同，加上各人不同的写作习惯，最终交上来的成果可能需要做较大调整，因此分配之前的写作基调也需要跟大家做一个沟通，罗列基本的准则。
合理解释任务，确保有效传达
项目拆分后，项目主办人就要向团队成员分派任务。
在这个过程中，往往容易出现因信息传递者的表达问题，或者信息接受者的理解问题，最后导致沟通障碍，影响任务的完成。
虽然说“被误会是表达者的宿命”，但其实可以通过一些小技巧令对方更容易理解，减少信息传递的失误。具体方式如下：
一、制定明确的项目进度及工作安排
一般来说，为了方便团队分工，都会制定工作安排表，分配每个人的任务及完成时间。
我们的建议是，工作安排应该越详细越好。如前述项目，工作安排表可分为五列：
（1）工作内容，主要包括三个方面：前期资料收集；法律意见书的草拟；与外国律师的沟通；
（2）具体要求，就是解释每个任务的要求；
（3）呈现形式，包括提交相关的参考文件、提炼结论、形成文字稿或形成 Excel 表格等；
（4）负责人；
（5）提交时间，建议具体至时间，如“本周五中午 12 点前”。
如果项目需要与客户进行较多的互动，或者需要结合多方共同协作完成的，工作安排表应该更加详细，例如可以将每个步骤中的具体工作列出，注明由哪一方完成。
此外，工作安排也应该反映项目的进度情况，应该及时更新并且用不同的颜色标注哪些部分已完成或未完成。
分工越是精细化，则每个人就越清楚自己的工作内容，也越清楚整个项目的总体情况，与客户的交流的时候也会更清晰，也可以有效提升客户的满意度。
二、语言表达应通俗易懂
简单来说，就是“说人话”。
在描述任务的时候可以对项目内容进行解释，甚至将目的写上。就前述项目举个例子，项目其中一个目的是由于当前的销售目的国逐步收紧对外贸易政策，因此为了预防贸易壁垒，A 公司计划在与销售目的国较为友好的 D 国设立合资企业 C 公司进行生产，因此我们需要对此作背景调查，研究这种做法是否可行。
那么这项背景调查的任务应该如何描述：
1.了解销售目的国对该项目的行业和产品是否有特殊规定或准入门槛。
2.在当前两国政治贸易环境中，销售目的国对该项目的行业和产品是否有特殊规定或准入门槛，即销售目的国是否接纳由此类合资企业提供的产品。
第一种描述适用范围太广，而且容易产生误导，“特殊规定或准入门槛”，可能别人的第一反应就是去找行业准入的相关规定，但是实际上与背景调查的目的不一致。
第二种描述加入了背景要求，缩窄了搜索范围，并且对任务目的作了解释。
只有对任务理解清楚，任务完成的准确度才能提升。
三、把任务拆分成细项
将工作安排表做得更详细的其中一个方法就是把每个任务拆分成细项，并独立列出每项的内容、要求和时间。
前述项目在任务分工的时候，基本构想是按照法律意见书的章节来划分，但是如果简单粗暴的分配任务，每人负责一个章节，最后需要返工或调整的机率就很大，因为每个人的想法和表现形式都不同，汇总时就要花费很大的功夫。
因此，我们把任务进行了细化，例如法律意见书的其中一部分是 A 公司在境内的备案审批流程。
我们就把任务进行拆分：
（1）了解 A 公司的股权结构和性质（提交参考文件）；
（2）了解该类公司在境外设立企业时，需要在境内进行备案审批的相关法律法规（提交参考文件）；
（3）在相关政府部门的官方网站上搜索备案审批的流程和方法（提交参考文件及信息来源）；
（4）对本项目 A 公司在境内进行备案及审批流程作出详细的分析及论证（提交文字稿）。
更重要的一点是，上述拆分的任务应该设置不同的提交时间，例如（1）-（3）属于资料收集，应该比（4）形成文字的提交时间至少提早 1-2 天，这样可以先从资料收集的结果进行初步的判断，研究方向是否正确，或者是否可以补充哪个角度进行研究等等。
在前期收集资料的时候可以及时进行调整，就不至于到了形成文字后，又花费大量时间进行再一次返工。
四、善用 Alpha 项目管理功能
除了制作工作安排表的方式，也可以利用 Alpha 的项目管理功能及时掌控整个项目的进度和情况。
首先，新建一个非诉项目；然后，在项目模块，进入任务栏，点击右上角的“新建”按钮进行新建“任务”或“任务组”。
我们把项目分成了四个“任务组”，然后在每个任务组下建立“任务”：
（1）合同签订阶段，包括制定法律服务方案、签订合同、签订保密协议、制定工作安排表等；
（2）资料收集及整理；
（3）境外律师咨询；
（4）出具法律意见书，包括每部分的文字、格式调整、汇总和修改等。
建立任务后，可以分配至负责的成员，并在任务中设置完成时间和提醒时间。
当成员完成任务后，可以将相关的文件上传至该任务的附件中，并在该任务的评论区提示主办人查收文件。
主办人对任务内容有需要补充的地方，也可以通过评论的方式进行回复，成员就可以马上收到提示，进行新增文件或者线上直接修改文件。
通过项目管理功能，可以避免文件传递不当造成的混乱，也可以更好的把握项目的完成进度。
综上，以书面形式详细列出每位成员的任务内容以及完成时间，然后尽可能地与团队成员交流和解释，应确保需要传达的信息清晰明确，表达完整，减少沟通上的误解，并且从信息接受者的反馈中确保信息被正确完整的传递，这样才算是有效的沟通。
另外作为项目主办人或者任务分配者，切忌只是分配任务，缺乏充分沟通，只是坐等结果，这样往往容易导致大量返工或善后工作，最后影响效率甚至最终结果。
确保团队协同效率，按时完成任务
团队合作可以减少个人的工作量，提升项目的效率，但是如果团队协作不当，反而可能会引起拖沓、返工，甚至最后影响项目质量。
虽然在任务分配的时候通常都会设定完成时间，但是往往在实际操作中，因为基本上每位团队成员都要兼顾其他的项目或工作，对于该项目投入的有效时间和精力都不一样，完成工作的效果会不一样。
更重要的是，团队成员对任务的理解或个人能力不同，也会直接导致提交的成果质量参差，有时候还需要再次指导和返工，最后可能影响项目的完成时间。
这里需要注意的主要方式是对项目成果进行整合。
在收集完全部成员的工作成果后，很重要的一步是统稿，汇总整合成最终的项目成果。
我们的目标是，让项目成果看上去像是由一个人单独完成的。其中有几点需要提醒注意的：
一、控制篇幅
因为每个人的写作习惯不一样，可能导致形成文字稿的时候篇幅大小不一。
一般来说，除了需要重点论述的部分，我们建议对每部分的篇幅进行控制，根据具体的情况，在前期任务安排时可以提出篇幅限制的要求。
此外，也可以提出写作规范的要求，例如可以统一以法律依据、事实依据、法律建议等方面分段进行论述。
二、添加附件
我们建议可以通过添加附件的方式，把部分内容放到文章末尾，从而令行文结构更加通顺。
例如某些法律法规、行业标准等的引用，全文摘录内容过多，影响文章的篇幅布控。
这时可以考虑单独作为附件放到文章的末尾部分，这样既不会影响文章的阅读感，也不影响文章的完整性，当客户有需要参考具体的内容的时候可以在附件中查阅。
三、专有名词保持一致
在整个文章中可能会出现对多个专有名词多次引用的情况，应注意保持一致。
尤其提醒注意的是，当需要引用的名词是由外语翻译成中文时，不同人的翻译可能会不一致，因此在统稿时必须多加注意。
四、标点符号保持一致
标点符号的使用习惯因人而异，标题上是否使用句号，编号后使用顿号还是英文的句号等等这些问题，都是在统稿时容易被忽略的地方，建议在核查时需要加倍留意，注意保持一致。
结语：项目完成后的知识管理
项目完成后，建议可以对项目进行全面复盘，总结经验。我们建议团队成员之间可以一起进行分享交流，在项目过程中遇到了哪些问题，哪些不足，有什么改进的建议，哪些部分做得好的可以形成模式或模版，供以后参考使用。
此外，也建议做好知识管理，并将项目做归档，这样下次遇到类似的项目，或者进行其他项目的时候就可以参考使用，提高工作效率和工作质量。
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