作为职场人士，都有参加会议的经历。有时你会发现，如果会议的安排合理，过程顺畅，积极讨论，会后达成目标后，执行和落实到位，这样的会议显然是高效的；或许你还参加过一些低效会议，比如会议主题不明确，没有一位核心主持人引导话题，过程中发言混乱，没有达成目标，没有具体落实人员等等，这些都是低效率会议的特征。
为什么会被开成了这样呢？我们认为会议效率低下最重要的原因就是很多组织和个人并不懂得如何开会，会议发起者往往不是按照事情来决定会议，而只是简单把人叫在一个房间里，他们认为这就是开会。那么，如何有效地设计一个会议，希望以下几点对你有所帮助：
1.首先不召开没有准备的会。作为会议发起人，要明确会议的性质。比如，是想要一个决定呢，还是想要一个行动计划，或者是仅仅为了更深入地引发讨论。不同目的的会议，设计上是不同的。必须要给参会人发出议程，明确主题、人员、目标和会前阅读材料（如有）。
2.会议开始前就要考虑请哪些人来参加这个会，才有可能满足这个会议过程的需要，并且能够达到预想的结果。通常情况下，要最大程度的限制人数、限制时长、限制主题。比如会议不要超过10个人、时长不要超过1个小时。超过这个规模的会议，我们会发现很难组织有效的讨论。
3.如果是公司内部，原则上会议发起人默认要担任主持人。主持人最好在开会前，花2-3分钟再次为大家明确会议议程。这样的好处是不会跑偏、不会超时，且保证会议结束时一定有结果。就是要想清楚，需要通过怎样一个讨论的过程，才能够达到预想的结果。
4.主持人要在会议开始前指定记录人，负责在会议结束后1小时左右出具会议纪要。这个角色可以是专人负责，也可以由新加入的同事负责。
5.主持人的重要任务是控制每个环节的时间，确保会议目标始终是聚焦的，防止过度发散。特别是在讨论环节，要维持讨论秩序，同一时间只能有一个对话，避免在不同议题间跳跃讨论。
6.会议必须有结论，必须有明确的下一步可跟进的事项。会议结束的时候，需要进行2-3分钟的总结，来结束确认是否达成目标，以及下一步的工作、负责人，以及截止时间。
7.职场中个别事情的讨论，除了发起一次正式会议，其实还有一个更轻量级的方式，就是发起非正式的沟通。比如，在工位上开一个站会、午餐间的对话。这样的讨论，甚至在效率远高于正式的会议。
8.开会时间的问题。在很多组织里都有一个不成文的习惯，就是最大的领导最后一个到，其他人都是提前一点到，级别越低的人越要早到。一个常见的例子：假定老大准点到，次级别的人一般要提前5分钟到，因为总不能让大老板等你，而第三个级别的人，为了不至于让上级领导等自己，提前10分钟到，时间差不多了，大家都在会议室坐好，等待大老板出席。如果老板迟到5分钟（这种情况其实不少见），大家就要坐在那里干等，这完全是浪费时间。因为越是管理者，越是要通过开会来解决问题，所以，花在各种会议上的无效时间越多，公司的成本越高，效率越低。
总结
如果你认为上面说得这些内容过于细致，其实可以把组织一次会议理解成“目标—过程—人员”三步：
1.开会是解决问题的起点，会后必须有人落实；
2.会议上布置的任务，会后必须进行跟踪复核；
3.抓住不落实的事，追究不落实的人，就是落实。
希望以上的分享能给大家一些帮助~
发表评论 取消回复