会展策划方案怎么写【最全】

会展策划方案怎么写【最全】 1879 阅读 0 评论 0 点赞

会展策划方案怎么写【最全】

《会展立项策划书》的写作

什么是《会展立项策划书》

所谓会展立项策划，就是根据掌握的各种信息，对即将举办的展览会的有关事宜进行初步规划，设计出展览会的基本框架，提出计划举办的展览会的初步规划内容，主要包括：会展名称和地点、办展机构、展品范围、办展时间、会展规模、会展定位、招展计划、宣传推广和招商计划、会展进度计划、现场管理计划、相关活动计划等。

《会展立项策划书》是为策划举办一个新会展而提出的一套办展规划、策略和方法，它是对以上各项内容的归纳和总结。

《会展立项策划书》的内容结构

1、办展市场环境分析：包括对会展展览题材所在产业和市场的情况分析，对国家有关法律、政策的分析，对相关会展的情况的分析，对会展举办地市场的分析等。

2、提出会展的基本框架：包括会展的名称和举办地点、办展机构的组成、展品范围、办展时间、办展频率、会展规模和会展定位等。

3、会展价格及初步预算方案。

4、会展工作人员分工计划。

5、会展招展计划

6、会展招商计划。

7、会展宣传推广计划。

8、会展筹备进度计划。

9、会展服务商安排计划。

10、会展开幕和现场管理计划。

11、会展期间举办的相关活动计划。

12、会展结算计划。

《会展立项策划书》的写作要求

1. 【会展名称】

展览会的名称一般包括三个方面的内容：基本部分、限定部分和行业标识。如第93届中国出口商品交易会，如果按上述三个内容对号入座，则基本部分是交易会，限定部分是中国和第93届，行业标识是出口商品。

下面分别对这三个内容作一些说明：

基本部分：用来表明展览会的性质和特征，常用词有：展览会、博览会、展销会、交易会和节等。

限定部分：用来说明会展举办的时间、地点和会展的性质。

会展举办时间的表示办法有三种：一是用届来表示，二是用年来表示，三是用季来表示。如第三届大连国际服装节、2003年广州博览会、法兰克福春季消费品展览会等。在这三种表达办法里，用届来去示最常见，它强调会展举办的连续性。那些刚举办的会展一般用年来表示。

会展举办的地点在会展的名称里也要有所体现，如第三届大连国际服装节中的大连。

会展名称里体现会展性质的词主要有国际、世界、全国、地区等。如第三届大连国际服装节中的国际表明本会展是一个国际展。

行业标识：用来表明展览题材和展品范围。如第三届大连国际服装节中的服装表明本会展是服装产业的会展。行业标识通常是一个产业的名称，或者是一个产业中的某一个产品大类。

2、【会展地点】

策划选择会展的举办地点，包括两个方面的内容：一是会展在什么地方举办，二是会展在哪个展馆举办。

策划选择会展在什么地方举办，就是要确定会展在哪个国家、哪个省或者是哪个城市里举办。

策划选择会展在哪个展馆举办，就是要选择会展举办的具体地点。具体选择在哪个展馆举办会展，要结合会展的展览题材和会展定位而定。另外，在具体选择展馆时，还要综合考虑使用该展馆的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展馆本身的设施和服务如何等因素。

3、【办展机构】

办展机构是指负责会展的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单位。办展机构可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。

根据各单位在举办展览会中的不同作用，一个展览会的办展机构一般有以下几种：主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等。

主办单位：拥有会展并对会展承担主要法律责任的办展单位。主办单位在法律上拥有会展的所有权。

承办单位：直接负责会展的策划、组织、操作与管理，并对会展承担主要财务责任的办展单位。

协办单位：协助主办或承办单位负责会展的策划、组织、操作与管理，部分地承担会展的招展、招商和宣传推广工作的办展单位。

支持单位：对会展主办或承办单位的会展策划、组织、操作与管理，或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用的办展单位。

4、【办展时间】

办展时间是指会展计划在什么时候举办。办展时间有三个方面的含义：一是指举办展的具体开展日期。二是指会展的筹展和撤展日期。三是指会展对观众开放的日期。

展览时间的长短没有一个统一的标准，要视不同的会展具体而定。有些会展的展览时间可以很长，如世博会的展期长达几个月甚至半年;但对于占会展绝大多数的专业贸易展来说，展期一般是3-5天为宜。

5、【展品范围】

会展的展品范围要根据会展的定位、办展机构的优劣势和其他多种因素来确定。

根据会展的定位，展品范围可以包括一个或者是几个产业，或者是一个产业中的一个或几个产品大类，例如，博览会和交易会的展品范围就很广，如广交会的展品范围就超过10万种，几乎是无所不包;而德国法兰克福国际汽车展览会的展品范围涉及到的产业就很少，就只有汽车产业一个。

6、【办展频率】

办展频率是指会展是一年举办几次还是几年举办一次，或者是不定期举行。从目前展览业的实际情况看，一年举办一次的会展最多，约占全部会展数量的80%，一年举办两次和两年举办一次的会展也不少，不定期举办的会展已经是越来越少了。

办展频率的确定受展览题材所在产业的特征的制约。我们知道，几乎每个产业的产品都有一个生命周期，产品的生命周期对会展的办展频率有重大影响。

产品的投入期和成长期是企业参屉的黄金时期，会展的办展频率要牢牢抓住这两个时期。

7、【会展规模】

会展规模包括三个方面的含义:一是会展的展览面积是多少，二是参展单位的数量是多少，三是参观会展的观众有多少。在策划举办一个会展时，对这三个方面都要作出预测和规划。

在规划会展规模时，要充分考虑产业的特征。会展规模的大小还会受到会观众数量和质量的限制。

8、【会展定位】

通俗地讲，会展定位就是要清晰地告诉参展企业和观众本会展是什么和有什么，具体地说，会展定位就是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况，通过建立和发展会展的差异化竞争优势，使自己举办的会展在参展企业和观众的心目中形成一个鲜明而独特的印象的过程。

会展定位要明确会展的目标参展商和观众、办展目标、会展的主题等。

9、【会展价格和会展初步预算】

会展价格就是为会展的展位出租制定一个合适的价格。会展展位的价格往往包括室内展场的价格和室外展场的价格，室内展场的价格又分为空地价格和标准层位的价格。

在制定会展的价格时，一般遵循优地优价的原则，即那些便于展示和观众流量大的展位的价格往往要高一些。会展初步预算是对举办会展所需要的各种费用和举办会展预期以获得的收入进行的初步预算。

在策划举办会展时，要根据市场情况给会展确定一个合适的价格，这样对吸引目标参展商参加会展十分重要。

10、【人员分工、招展招商和宣传推广计划】

人员分工计划、招展计划、招商和宣传推广计划是会展的具体实施计划，这四个计划在具体实施时会互相影响。

人员分工计划是对会展工作人员的工作进行统筹安排。

招展计划主要是为招揽企业参展而制定的各种策略、措施和办法。

招商计划主要是为招揽观众参观会展而制定的各种策略、措施和办法。

宣传推广计划则是为建立会展品牌和树立会展形象，并同时为会展的招展和招商服务的。

11、【会展进度计划、现场管理计划和相关活动计划】

会展进度计划是在时间上对会展的招展、招商、宣传推广和展位划分等工作进行的统筹安排。它明确在会展的筹办过程中，到什么阶段就应该完成哪些工作，直到会展成功举办。会展进度计划安排得好，会展筹备的各项准备工作就能有条不紊地进行。

现场管理计划是会展开幕后对会展现场进行有效管理的各种计划安排，它一般包括会展开幕计划、会展展场管理计划、观众登记计划和撤展计划等。现场管理计划安排得好，会展现场将井然有序，会展秩序良好。

会展相关活动计划是对准备在会展期间同期举办的各种相关活动作出的计划安排。与会展同期举办的相关活动最常见的有技术交流会、研讨会和各种表演等，它们是会展的有益补充。

《会展项目立项可行性研究报告》的写作

什么是《会展项目立项可行性研究报告》

完成了《会展立项策划书》，并不意味着该立项的会展就可以举办了。项目立项只是对举办什么题材的会展和如何举办该会展提出了一个初步的意见，制定了一套初步的方案，至于该会展是否真的可以举办和该方案是否真的可行，还需要对该会展项目及方案进行可行性分析。可行性分析的结论及其他必须考虑的因素，才是决定最后是否可以举办该会展的最终依据。

《会展项目立项可行性研究报告》就是在对会展立项进行可行性分析的基础上完成的研究报告。会展立项可行性分析是会展项目立项策划的继续。会展项目立项策划主要是在掌握各种信息的基础上，初步提出计划举办的会展是什么样的；会展立项可行性分析则是在仔细研究各种信息的基础上，深入分析举办会展立项策划提出的那样的会展是否可行，为最后是否举办该会展提供科学的决策依据。

如果会展立项策划通过可行性分析，证明计划举办会展的市场条件具备，项目具有生命力，各种执行方案策划合理，项目在经济上可行，风险较小且有一定的社会效益，就可以通过该会展立项策划，决策举办该会展了。

《会展项目立项可行性研究报告》的内容结构

《会展项目立项可行性研究报告》要对会展立项是可行还是不可行作出系统的评估和说明，并为最终完善该会展项目立项策划的各具体执行方案提供改进依据和建议。因此，《会展项目立项可行性研究报告》主要包括以下几项内容：

1、【市场环境分析】

(1) 宏观市场环境：包括人口环境、经济环境、技术环境、政治法律环境、社会文化环境等。

(2) 微观市场环境：包括办展机构内部环境、目标客户、竞争者、营销中介、服务商、社会公众等。

(3) 市场环境评价：SWOT分析法，即内部优势、内部劣势、外部机会、外部威胁分析。

2、【会展项目生命力分析】

(1) 项目发展空间：即分析举办该会展所依托的产业空间、市场空间、地域空间、政策空间等是否具备。

(2) 项目竞争力：包括会展定位的号召力、办展机构的品牌影响力、参展商和观众的构成、会展价格、会展服务等。

(3) 办展机构优劣势分析

3、【会展执行方案分析】

1)对计划举办的会展的基本框架进行评估，具体包括:

(1)会展名称和会展的展品范围、会展定位之间是否有冲突。

(2)办展时间、办展频率是否符合展品范围所在产业的特征。

(3)会展的举办地点是否适合举办该展品范围所在产业的会展。

(4)在会展展品范围所在产业里能否举办如此规模和定位的会展。

(5)会展的办展机构在计划的办展时间内能否举办如此规模和定位的会展。

(6)办展机构对会展展品范围所在的产业是否熟悉。

(7)会展定位与会展规模之间是否有冲突。

2)招展招商和宣传推广计划评估

(1) 招展计划评估

(2) 招商计划评估

(3) 宣传推广计划评估

4、【会展项目财务分析】

(1) 价格定位

(2) 成本预测

举办一个会展的成本费用一般包括:

1)展览场地费用。即租用展览场馆以及由此而产生的各种费用。这些费用包括:展览场地租金、展馆空调费、层位特装费、标准层位搭建费、展馆地毯及铺设地毯的费用、展位搭装加班费等。

2)会展宣传推广费。包括广告宣传费、会展资料设计和印刷费、资料邮寄费、新闻发布会的费用等。

3)招展和招商的费用。

4)相关括动的费用。包括技术交流会、研讨会会展开幕式、嘉宾接待、酒会、会展现场布置、礼品、请会展临时工作人员的费用等。

5)办公费用和人员费用。

6)税收

7)其他不可预测的费用

(3) 收入预测

举办一个会展的收入一般包括:

1) 展位费收入

2) 门票收入

3) 广告和企业赞助收入

4) 其他相关收入

(4) 盈亏平衡分析

(5) 现金流量分析

1) 净现值分析

2) 净现值率分析

3) 获利指数

4) 内部收益率

5、【风险预测】

(1) 市场风险

(2) 经营风险

(3) 财务风险

(4) 合作风险

6、【存在的问题】

包括通过以上可行性分析发现的会展项目立项存在的各种问题、研究人员在可行性分析以外发现的可能对会展产生影响的其他问题等。

7、【改进建议】

针对上述问题，提出对会展项目立项策划的改进建议，指出要成功举办该会展应该努力的方向等。

8、【努力的方向】

根据会展的办展宗旨和办展目标，在上述分析的基础上，针对存在的问题，提出要办好该会展所需要具备的其他条件和需要努力的方向。

《会展项目立项可行性研究报告》的写作要求

《会展项目立项可行性研究报告》是办展机构进行决策是否要举办该会展的重要依据，因此，《会展项目立项可行性研究报告》的写作必须做到材料真实充分，分析客观科学，判断准确有理。

1、【市场环境分析】

市场环境分析是会展立项可行性分析的第一步，它是根据会展立项策划提出的会展举办方案，在已经掌握的各种信息的基础上，进一步分析和论证举办会展的各种市场条件是否具备，是否有举办该会展所需要的各种政策基础和社会基础。市场环境分析不仅要研究各种现有的市场条件，还要对其未来的变化和发展趋势作出预测.使立项可行性分析得出的结论更加科学合理。

市场环境分析是从计划举办的会展项目的外部因素出发来分析举办该会展的条件是否具备;会展项目生命力分析则是从计划举办的会展项目的本身出发，分析该会展是否有发展前途。分析会展项目的生命力，不是只分析会展举办一届或两届的生命力，而是要分析该会展的长期生命力，即要分析如果本会展举办超过五届以上，本会展是否还有发展前途的问题。

2、【会展项目生命力分析】

3、【会展执行方案分析】

会展执行方案分析是从计划举办的会展项目的本身出发，分析该会展项目立项计划准备实施的各种执行方案是否完备，是否能保证该会展计划目标的实现。会展执行方案分析的对象是该会展的各种执行方案，分析的重点是各种执行方案是否合理、是否完备和是否可行。

需要强调的一点是，对会展基本框架进行评估，重点不是分析构成会展基本框架的某一个因素的策划安排是否合理和可行，而是从总体上分析会展基本框架是否合理和可行。因为，尽管对构成会展基本框架的每一个因素的策划安排可能是合理和可行的，但由这些因素所构成的会展基本框架从总体上看却可能是不合理和不可行的。所以，要避免这种个体合理，群体冲突现象的出现，对会展基本框架进行评估就十分重要。